Подготовить контрагентов и договоры

Инструкция для администратора и бухгалтера: что должно быть заполнено в справочниках, чтобы платежи покупателей разносились, а долги закрывались.

Оплата связывается со счётом через колонку Счет на оплату, но работает это только тогда, когда у платежа правильно заполнены контрагент и договор. Пустой или не тот договор — самая частая причина «зависших» оплат.

Контрагент: что заполнить

Карточка покупателя открывается из раздела Справочники → Контрагенты.

Реквизит	Зачем нужен
Наименование	как контрагент называется в документах и отчётах
Полное наименование	печатается в счетах, договорах, УПД
ИНН, КПП	сверка с банковской выпиской, проверка контрагента, отчётность
Группа (папка справочника)	покупатели, поставщики, «Из банка» — чтобы не терять новые карточки
Контактная информация	адрес и телефон для печатных форм и отправки документов
Договор	основное соглашение, по которому идут расчёты

Дубли контрагентов — отдельная проблема: счёт выписан на одного «ООО Ромашка», а платёж пришёл на другого. Разнесения не будет. Периодически проверяйте справочник на дубли по ИНН.

Договор: что заполнить

Договоры подчинены контрагенту: Справочники → Контрагенты → карточка контрагента → ссылка Договоры → Создать.

Реквизит	Что указать
Вид договора	С покупателем — для продаж. Вид определяет, какие операции можно проводить по договору и какие счета расчётов использовать
Организация	та организация, от имени которой идут расчёты
Валюта взаиморасчётов	рубли, если договор рублёвый; иначе валюта договора
Вид взаиморасчётов	аналитика расчётов, если она ведётся в программе
Номер и Дата	реквизиты договора из бумажного документа
Срок действия	дата, до которой договор действует
Срок оплаты	если по договору установлена отсрочка — включите Установлен срок оплаты и укажите количество дней

Основной договор

У контрагента может быть несколько договоров. Программа подставляет договор автоматически только по признаку основного: в карточке контрагента по ссылке Договоры выделите нужный договор и нажмите Использовать как основной — у него появится зелёная галочка.

Тот же признак работает при загрузке выписки: если договора с контрагентом в базе нет, программа создаст его автоматически с наименованием Основной договор.

Если договоров несколько и они равнозначны, договор выбирается вручную в каждом документе — автоматика подставит только основной.

Почему это влияет на оплату

Вид договора «С покупателем» открывает счёт 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками». По договору другого вида платёж от покупателя встанет не туда.
Организация в договоре должна совпадать с организацией в счёте и в платёжном документе: расчёты ведутся в разрезе организаций.
Валюта взаиморасчётов определяет, в какой валюте закроется долг. Рублёвый платёж по валютному договору даст курсовые разницы.
Один контрагент — несколько договоров. Это нормально: по каждому договору свои расчёты. Главное, чтобы в счёте и в платеже был указан один и тот же договор.

Когда договор нужно завести отдельно

у клиента несколько направлений работы с разными условиями;
по одному договору идут продажи, по другому — агентские или комиссионные операции;
договор валютный, а остальные рублёвые.

Если разницы в условиях нет, достаточно одного договора — заводить «по счёту» отдельный договор на каждый документ не нужно.

Проверка

У контрагента заполнены ИНН, полное наименование и группа.
У договора вид С покупателем, заполнены организация и валюта взаиморасчётов.
В счёте покупателя и в платёжном документе указан один и тот же договор.
В справочнике нет дублей контрагента по ИНН.

Если что-то не так

Оплата не закрывает долг. Проверьте договор в платеже и в счёте — они должны совпадать. Если договор в платеже пустой, оплата уходит в авансы по контрагенту.
В платеже не выбирается нужный договор. Договоры видны только у того контрагента, которому они подчинены: сначала проверьте контрагента в документе.
Программа создала нового контрагента при загрузке выписки. Так работает автосоздание контрагентов. Проверьте карточку, при необходимости перенесите платёж на существующего контрагента и поместите лишнюю карточку на удаление.
Платёж в валюте, а договор рублёвый. Приведите валюту договора и платежа в соответствие — иначе возникнут курсовые разницы и долг закроется не полностью.
Программа создала договор «Основной договор». Так бывает, когда при загрузке выписки у контрагента не нашлось договора. Проверьте карточку: если договор уже есть, перенесите платёж на него и пометьте лишний на удаление.
При загрузке каждый раз создаётся новый контрагент. Программа ищет контрагента по ИНН, КПП, наименованию, полному наименованию, стране регистрации, виду контрагента и банковскому счёту — по первому совпадению. Если данные в карточке заполнены иначе, чем в платёжке, совпадения не будет.
Дубли контрагентов с одинаковым ИНН. Объедините их обработкой Поиск и удаление дублей (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных). Для корректной работы у контрагентов должны быть заполнены ИНН и КПП.
Контрагент не проходит проверку по ФНС. Проверьте статус в карточке: «есть в базе ФНС», «прекращена деятельность или изменён КПП», «КПП не соответствует данным базы ФНС», «отсутствует в базе ФНС». Карточки с недействительными реквизитами выделяются цветом.