Работа со сменой ККМ

Инструкция для кассира: ежедневный порядок работы с кассой — открыть смену, пробить чеки, закрыть смену и убедиться, что чеки ушли в ОФД.

Смену нельзя держать открытой дольше 24 часов: после этого касса перестаёт пробивать чеки. Поэтому смена — это рабочий день кассира.

Ежедневный порядок

Утром — открыть смену.
В течение дня — пробивать чеки на каждую продажу.
Вечером — проверить, что чеки ушли в ОФД, и закрыть смену.
Сдать выручку в кассу организации приходным кассовым ордером.

1. Открыть смену

Откройте раздел Банк и касса → Касса → Управление фискальным устройством.
Нажмите Открыть смену.

На кассе сформируется фискальный документ Отчет об открытии смены. В нём указаны регистрационный номер ККТ, заводской номер, номер фискального накопителя, дата и время открытия смены и фамилия кассира. Отчёт уходит в ОФД.

Смена считается открытой — можно пробивать чеки.

2. Пробить чек

Способ зависит от того, кто платит.

Покупатель — физическое лицо, розничная продажа. Чек пробивается документом Розничная продажа (чек): заполните товары и нажмите команду оплаты (форма Оплата). Документ формирует чек на кассе. При продаже через неавтоматизированную точку используется Отчёт о розничных продажах.

Покупатель — организация или ИП, оплата по счёту. Деньги принимаются документом Поступление наличных (приходный кассовый ордер), а чек пробивается из этого же документа:

Проведите Поступление наличных.
Убедитесь, что в расшифровке платежа заполнена колонка Счет на оплату — тогда в чеке напечатаются наименование, количество и цена товаров.
Нажмите Еще → Напечатать чек.

Если сумма в ордере не совпадает с суммой счёта, наименование товара в чеке не напечатается: чек выйдет без позиций.

3. Проверить, что чеки ушли в ОФД

В той же обработке Управление фискальным устройством есть кнопки:

Кнопка	Что показывает
Отчет о текущем состоянии расчетов	фискальный документ: количество непереданных фискальных документов и дату первого неотправленного чека
Отчет без гашения	состояние счётчиков ККТ; фискальным документом не является, можно смотреть в любой момент

Если количество непереданных чеков не ноль — чеки не ушли в ОФД. Разберитесь до закрытия смены (см. «Если что-то не так»).

4. Закрыть смену

В обработке Управление фискальным устройством нажмите Закрыть смену.
На кассе сформируются фискальные документы Отчет о состоянии счетчиков ККТ с гашением и Отчет о закрытии смены. В отчёте о закрытии — количество чеков за смену, количество неотправленных чеков, номер смены и фамилия кассира.
Закройте обработку.

Сведения об открытых и закрытых сменах хранятся в журнале Кассовые смены (раздел Банк и касса → Касса → Кассовые смены).

Если в течение дня были розничные продажи, смену удобнее закрывать из формы списка Розничные продажи (чеки): тогда программа сама сформирует Отчёт о розничных продажах и проводки. Смену должен закрывать тот же пользователь-кассир, чьи данные уходят в ОФД.

5. Сдать выручку в кассу организации

Наличная выручка приходуется документом Поступление наличных — допускается один ордер на общую сумму выручки за смену. Квитанция КО-1 остаётся у кассира как подтверждение передачи денег, а в кассовую книгу (КО-4) попадает запись за день.

Проверка

Смена открыта в начале дня и закрыта в конце.
В журнале Кассовые смены у смены стоит статус Закрыта.
Отчет о текущем состоянии расчетов показывает ноль непереданных чеков.
Наличная выручка приходована, кассовая книга за день сформирована.
Остаток на конец дня совпадает с фактическими деньгами в ящике.

Если что-то не так

«Кассовая смена не открыта или истекла». Запишите документ продажи, откройте смену в обработке Управление фискальным устройством, затем вернитесь в документ и повторите оплату.
«Смена превысила 24 часа». Касса не даст пробить чек, пока смена не закрыта. Закройте смену и откройте новую. На будущее: закрывайте смену каждый рабочий день.
«Чек уже пробит на фискальном устройстве». Так программа защищает от двойного чека. Если чек пробит ошибочно: на основании документа Поступление наличных создайте Выдача наличных с видом операции Возврат оплаты покупателю на ту же сумму, проведите его и пробейте чек возврата, затем оформите правильный документ заново.
«Не удалось подключить устройство. Порт не доступен». Программа не видит кассу. Проверьте питание, кабель или сеть, затем — параметры порта в настройках оборудования и выполните Тест устройства.
«ОФД не отвечает», чеки копятся. Проверьте интернет на кассе, срок действия фискального накопителя и договор с ОФД. Без интернета касса работает автономно и печатает чеки, но фискальные документы передаются только после восстановления связи. Если касса не отправляет данные в налоговую более 30 дней, фискальный накопитель блокируется.
Чек пробит, а покупателю нужен возврат. Возврат оформляется документом Выдача наличных с видом операции Возврат оплаты покупателю, чек пробивается с видом операции Возврат покупателю. Возврат по карте оформляется иначе — см. «Принять оплату платёжной картой».