Прямые и косвенные расходы: настройка счетов 20, 25 и 26

Чтобы закрытие месяца давало ожидаемый результат — 20 собирает прямые затраты, 25 распределяется на 20, 26 уходит в расходы периода, — нужно проверить три группы настроек. В бухгалтерском учёте это состав счетов затрат и базы распределения, в налоговом — перечень прямых расходов. Это разные настройки: одна и та же затрата может быть прямой в бухгалтерском учёте и косвенной в налоговом.

Ожидаемая схема

Счёт	Роль в бухгалтерском учёте	Куда закрывается
20.01 «Основное производство»	прямые затраты: то, что можно отнести к конкретной продукции, работе, услуге	Дт 43 — в себестоимость выпуска; остаток на конец месяца — это НЗП
25 «Общепроизводственные расходы»	косвенные производственные: обслуживание основного и вспомогательного производств	распределяются на 20 по базе распределения, остатка быть не должно
26 «Общехозяйственные расходы»	управленческие: не связаны с производством напрямую	Дт 90.08 в полном объёме, в себестоимость не включаются

Такую схему бухгалтеры-производственники и ждут: 25 «доливается» в прямые затраты и уходит в себестоимость вместе с ними, а 26 сразу уменьшает прибыль периода. Ниже — как проверить, что программа настроена именно так.

1. Проверить состав счетов затрат

Главное → Учётная политика → блок «Учёт затрат» → ссылка «Затраты учитываются на счетах».

Учётная политика, блок «Учёт затрат» и окно «Счета учёта затрат»

Отметьте галками счета, которые должны закрываться автоматически в процедуре Закрытие месяца: 20.01, 25, 26. Счёт без галки в закрытии месяца не участвует — его придётся закрывать вручную документом Операция, введённая вручную.

Счёт, который чаще всего используется в документах, отметьте кнопкой Использовать как основной — он будет подставляться в документы регистрации затрат.

Состав счетов и их роли в ПРОФ-версии предопределены: 20.01 — калькуляция себестоимости, 25 — косвенные затраты, 26 — управленческие расходы. Переключать роли вручную можно в КОРП; в ПРОФ от выбора пользователя зависит только состав счетов, детализация, базы распределения и учёт НЗП.

2. Счёт 20: детализация затрат и НЗП

Главное → Учётная политика → ссылка «Счет 20.01 „Основное производство“».

В настройке Детализация учёта затрат по счёту 20.01 всегда ведутся номенклатурные группы и статьи затрат. Дополнительно включаются:

Продукция — если затраты нужно относить к конкретному наименованию продукции, работы, услуги. Тогда прямые затраты — это затраты с заполненным субконто «Продукция». Затраты, по которым субконто не заполнено, становятся общими прямыми и распределяются по базе;
Подразделения — если затраты нужны в разрезе цехов и участков (включается в настройках плана счетов).

Если детализация ограничена номенклатурными группами, все затраты на счёте 20 будут общими прямыми и распределятся по базе распределения.

База распределения для общих прямых затрат задаётся там же — по ссылке о распределении затрат. Подробнее о вариантах учёта НЗП — в статье Как закрывается 20 счёт. Учёт НЗП.

3. Счёт 25: распределение на прямые затраты

25-й счёт — косвенные производственные затраты: содержание и эксплуатация машин и оборудования, амортизация и ремонт основных средств, зарплата обслуживающего персонала, отопление, освещение, содержание помещений, аренда.

В бухгалтерском учёте для этого счёта задаётся правило распределения: по какой базе разнести затраты по видам продукции, работ, услуг. Результат распределения — проводка Дт 20 Кт 25, остатка по счёту 25 на конец месяца быть не должно.

Откройте Главное → Учётная политика → Учёт затрат и перейдите по ссылке о распределении затрат — откроется форма Распределение затрат. Здесь для счёта 25 указывается база распределения.

База	Когда подходит
Объём выпуска	есть количественный выпуск продукции в каждом месяце
Плановая себестоимость выпуска	выпуск оценивается по плановым ценам
Оплата труда	затраты распределяются пропорционально зарплате производственных рабочих
Материальные затраты	распределение пропорционально стоимости материалов
Выручка, Выручка от реализации услуг	распределение пропорционально выручке
Прямые затраты	распределение пропорционально сумме прямых затрат
Отдельные статьи прямых затрат	база — выбранные статьи прямых затрат
Собственная база распределения	база задаётся показателями, которые вводит пользователь (доступна в КОРП-версии)
Не распределяется	затраты счёта не распределяются между видами продукции

Правило выбора простое: база должна быть в каждом месяце. Если в каком-то месяце показателя нет (например, не было выпуска, а базой выбран объём выпуска), распределить затраты будет не по чему — счёт 25 останется с остатком.

4. Счёт 26: директ-костинг

Управленческие расходы — административно-управленческие расходы, содержание общехозяйственного персонала, аренда помещений общехозяйственного назначения. По пп. «г» п. 26 ФСБУ 5/2019 они не включаются в себестоимость продукции, работ, услуг.

Поэтому в ПРОФ-версии для счёта 26 специальных настроек не требуется: достаточно, чтобы счёт был отмечен в списке счетов затрат, и при наличии счетов 20, 23 или 25 затраты счёта 26 в конце месяца полностью списываются:

Дт 90.08 Кт 26 — в управленческие расходы, отдельной строкой 2220 отчёта о финансовых результатах.

Это и есть схема, которую раньше называли директ-костингом: расходы периода признаются сразу и не «оседают» в себестоимости и НЗП.

Два исключения, о которых стоит знать:

Все затраты собраны только на счёте 26 (счета 20, 23, 25 не используются) — тогда программа закроет 26 в Дт 90.02, в себестоимость продаж. Иначе валовая прибыль оказалась бы равной выручке;
КОРП-версия — там для счёта 26 можно выбрать: косвенные производственные затраты (закрываются в Дт 20), управленческие (Дт 90.08) или иные (Дт 90.02).

В налоговом учёте затраты счёта 26 при основной системе налогообложения всегда косвенные и списываются в Дт 90.08 — независимо от настроек.

5. Перечень прямых расходов в налоговом учёте

В налоговом учёте деление расходов на прямые и косвенные задаётся отдельно: Главное → Налоги и отчёты → Налог на прибыль.

Здесь есть переключатель «Способ формирования стоимости продукции, работ, услуг» с двумя вариантами:

«По правилам бухгалтерского учёта» — для целей налога на прибыль в стоимость продукции включаются те же расходы, что и в бухгалтерском учёте: производственные расходы включаются в стоимость, управленческие уменьшают прибыль текущего периода. Перечень прямых расходов при этом недоступен. Подсказка в программе: «Позволяет сблизить бухгалтерский и налоговый учёт»;
«Ручная настройка» — перечень прямых расходов заполняется вручную. Подсказка: «Позволяет управлять налоговой нагрузкой».

При варианте «Ручная настройка» нажмите ссылку «Перечень прямых расходов». Программа показывает состояние настройки прямо в заголовке ссылки:

«Перечень прямых расходов: заполнен в соответствии с рекомендациями ст. 318 НК РФ» — заполнен по умолчанию;
«Перечень прямых расходов: заполнен» — настройка изменена вручную;
«Перечень прямых расходов: не заполнен».

Правила заполнения

Поле	Что указывать
Год действия	год, на который действует настройка. Записи допускаются только на начало года
Организация	организация. Настройка едина для головной организации и филиалов
Вид расходов НУ	обязательное поле: материальные расходы, оплата труда, страховые взносы, амортизация, прочие расходы и другие виды
Подразделение	если правило действует только для подразделения. Пустое поле — для всех подразделений
Счет Дт	счёт затрат: 20, 23, 25. Пустое поле — все счета расходов
Счет Кт	корреспондирующий счёт, если правило привязано к нему (например, счета 69 для страховых взносов)
Статья затрат	статья затрат из справочника. Пустое поле — все статьи

Пустое поле означает «любое значение», а не «не задано». Одна строка настройки — одно правило: все расходы, которые под него подходят, считаются прямыми.

Кнопка заполнения по умолчанию проставляет перечень по ст. 318 НК РФ: материальные расходы, амортизация, оплата труда, страховые взносы.

Что будет, если перечень не заполнен

Все расходы, которые не подошли ни под одно правило перечня, в налоговом учёте считаются косвенными и списываются в расходы текущего периода — в Дт 90.08. Себестоимость и НЗП в налоговом учёте при этом не формируются. Если перечень прямых расходов на текущий год не заполнен, косвенными окажутся все затраты.

Что включить в перечень для схемы «20 прямые, 25 на 20, 26 косвенные»

Простой путь — вариант «По правилам бухгалтерского учёта». Тогда в налоговом учёте прямые расходы — это затраты на счетах 20, 23 и 25, они закрываются так же, как в бухгалтерском учёте, а 26 остаётся косвенным. Дополнительно настраивать нечего;
Если нужен ручной перечень — включите в него производственные виды расходов: материальные расходы, оплата труда, страховые взносы, амортизация, прочие расходы с указанием счёта Дт 20 (или 25, если затраты собираются там). Управленческие расходы в перечень не включайте — они и должны уменьшать прибыль текущего периода.

Учтите: прямые расходы в налоговом учёте признаются по мере реализации продукции, в стоимости которой они учтены, а косвенные — сразу. Отнесение расходов к прямым и косвенным должно быть экономически обоснованным, а перечень применяется не менее двух налоговых периодов (п. 1 ст. 319 НК РФ).

6. Нужно ли обновлять настройки каждый год

Бухгалтерский учёт. Учётная политика хранится периодическими записями: запись действует до следующей записи, история изменений доступна по ссылке История изменений. Юридически утверждать учётную политику заново каждый год не требуется — она применяется последовательно из года в год. Но в 1С рекомендуется создавать запись на новый год, даже если ничего не изменилось: от действующей записи учётной политики программа отсчитывает настройки учёта затрат на период.

Налоговый учёт. Настройка налога на прибыль ведётся по годам, и перечень прямых расходов заполняется на каждый год, даже если он не менялся. Если перечня на текущий год нет, в налоговом учёте все затраты становятся косвенными и закрываются в Дт 90.08.

Чеклист начала года:

Создать запись Учётной политики на новый год (Главное → Учётная политика → История изменений).
Проверить состав счетов затрат и базы распределения — база должна существовать в каждом месяце.
Проверить вариант учёта НЗП по счёту 20.01.
Открыть Главное → Налоги и отчёты → Налог на прибыль, проверить настройку на новый год и способ формирования стоимости.
Заполнить перечень прямых расходов на новый год: по рекомендациям ст. 318 НК РФ или по прошлому году.
Выполнить закрытие месяца и проверить результат по счетам 20, 25, 26.

Проверка

25 закрылся полностью: в ОСВ по счёту 25 сальдо на конец месяца пустое, обороты ушли в Дт 20.
26 не попал в себестоимость: в ОСВ по счёту 26 сальдо пустое, закрытие — в Дт 90.08.
20 собрал прямые и распределённые затраты: в ОСВ по счёту 20.01 видно обороты по дебету и остаток НЗП, если он есть.
Перечень прямых расходов заполнен на текущий год: ссылка в настройках налога на прибыль показывает состояние «заполнен…».
Экспресс-проверка (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка) не находит ошибок по учётной политике.

Если что-то не так

25 не распределился. Проверьте базу распределения: она должна быть заполнена в учётной политике и существовать в этом месяце. Проверьте также аналитику документов — номенклатурные группы и подразделения.
26 закрылся в себестоимость продаж, а не в управленческие расходы. Так бывает, когда счета 20, 23, 25 не отмечены в списке счетов затрат: тогда все затраты на 26 программа считает расходами периода и списывает в Дт 90.02. Отметьте нужные счета и повторите закрытие месяца.
В налоговом учёте все расходы стали косвенными. Проверьте перечень прямых расходов: он должен быть заполнен на текущий год. Второй вариант — выбран способ «По правилам бухгалтерского учёта», тогда перечень не используется.
Расходы в НУ распределились не так, как в БУ. Это нормально при ручной настройке перечня: деление на прямые и косвенные в налоговом учёте не зависит от счёта затрат, а определяется только перечнем.
Счёт 20 не закрывается. Разбор причин — в статье Почему не закрывается 20 счёт.

Официальная документация

ИТС:

Учёт прямых и косвенных расходов при выпуске продукции (первый месяц) [БП 3.0] — пример закрытия месяца с распределением расходов между БУ и НУ.
Как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) настроить перечень прямых расходов в налоговом учёте?
Как настроить перечень прямых расходов в налоговом учёте аналогично бухгалтерскому учёту?
Настройка и печать учётной политики организации [БП 3.0]
1С:Бухгалтерия 8. Новое в версии 3.0.110 — сближение бухгалтерского и налогового учёта.

БухЭксперт8:

Куда дальше

Как закрывается 20 счёт. Учёт НЗП — варианты учёта НЗП и примеры закрытия счёта 20.
Почему не закрывается 20 счёт — диагностика, если счёт остался с остатком.
Закрытие периода — общий порядок закрытия месяца.