Разнести поступление по счёту покупателя

Инструкция для бухгалтера и кассира, который принимает деньги от покупателей. После неё оплата связана со счётом, счёт помечен Оплачен, а долг покупателя в управленческом учёте закрыт.

Оплата приходит четырьмя способами, и разносится во всех случаях одинаково:

Как заплатил клиент	Каким документом приходят деньги
переводом на расчётный счёт	Поступление на расчетный счет
наличными в кассу	Поступление наличных (приходный кассовый ордер)
картой через терминал	Операция по платежной карте
по QR-коду через СБП	Поступление на расчетный счет или Операция по платежной карте

Разница только в шапке документа. Правило разнесения одно для всех.

Главное правило: колонка «Счет на оплату»

В каждом платёжном документе есть таблица Расшифровка платежа, а в ней колонка Счет на оплату. Это единственная связка между деньгами и счётом.

Заполнена колонка — программа знает, какой счёт закрыт, и передаёт оплату в управленческий учёт: уменьшает долг по заказам, указанным в строках счёта.
Колонка пустая — деньги просто лежат на расчётном счёте или в кассе как неразнесённая сумма, а долг покупателя не меняется.

Ссылку на заказ покупателя в платёжном документе ставить не нужно: разнесение идёт по строкам счёта, а не по этой ссылке.

Что получится

Счёт покупателя помечен Оплачен.
В журнале заказов у заказа пустая колонка Долг.
В бухгалтерском учёте деньги встали на 51 (расчётный счёт) или 50 (касса), а задолженность покупателя закрылась.
Если денег пришло больше, чем долг, излишек ушёл в аванс по контрагенту.

Порядок действий

1. Открыть платёжный документ

Документ создаётся одним из способов:

из загрузки выписки банка — программа создаёт Поступление на расчетный счет автоматически по данным банка (см. «Загрузить выписку банка»);
из счёта покупателя — откройте счёт и нажмите Создать на основании, затем выберите нужный документ: Поступление на расчетный счет, Поступление наличных или Оплата по платёжной карте. Такой документ сразу заполнен и разнесён;
вручную — раздел Банк и касса, затем Поступления на расчетный счет или Кассовые документы.

2. Проверить шапку документа

Пройдите поля сверху вниз:

Вид операции — для денег от клиента это Оплата от покупателя.
от — дата, когда деньги фактически поступили: по выписке банка или по чеку.
Контрагент — кто платит. Проверьте, что это тот же контрагент, что в счёте.
Сумма — сколько денег пришло. Сверьте с банковской выпиской.
Договор — договор с покупателем, по которому идут расчёты.
Банковский счет или Счет учета — куда пришли деньги.
Назначение платежа — то, что написал клиент в платёжке. Обычно там есть «Оплата по счёту №…» — по этой надписи удобно находить счёт.

3. Заполнить расшифровку платежа

В таблице Расшифровка платежа должна быть хотя бы одна строка:

Колонка	Что указать
Договор	договор с покупателем
Сумма	сумма, которая закрывает этот счёт
Погашение задолженности	Автоматически
НДС	ставка по счёту или Без НДС
Счет на оплату	счёт покупателя, по которому пришли деньги

Если в одном платеже закрываются несколько счетов, добавьте столько строк, сколько счетов закрывается.

4. Провести документ

Нажмите Провести и закрыть. Отдельной команды «разнести» нет: разнесение происходит при проведении документа.

Как найти нужный счёт

По назначению платежа. В выписке обычно написано «Оплата по счёту №…» или указан номер заказа. Номер счёта вводится в колонку Счет на оплату.
По сумме. Совпадающая сумма — быстрый способ найти счёт, если клиент платит ровно по счёту.
Из счёта покупателя. Самый надёжный путь: откройте счёт и создайте платёжный документ на основании — счёт подставится сам.

В списке счетов покупателям есть колонки Сумма оплачено и Задолженность — по ним видно, какие счёта ещё не закрыты.

Частичная оплата, переплата и несколько счетов

Если клиент заплатил меньше суммы счёта, укажите в Сумме фактически принятую сумму. Счёт получит статус Оплачен частично, остаток долга сохранится.
Если в одном счёте несколько заказов, а денег пришло меньше, чем весь счёт, при выключенном флажке Без аванса долг закрывается по порядку строк счёта, по остаткам задолженности. Остаток суммы после закрытия всех долгов попадает в авансы.
Если заказ ещё не проведён, оплата по нему идёт как предоплата и садится в авансы.
Один платёж закрывает несколько счетов. В строку Счет на оплату нельзя вписать несколько счетов сразу. Добавьте в расшифровку платежа столько строк, сколько счетов закрываете, — по одной на каждый счёт.

Способы распределения платежа

Двумя реквизитами задаётся, как программа разложит сумму по долгам:

Реквизит	Значения	Что означает
Погашение задолженности	Автоматически	программа сама решает, что закрыть долг, а что отнести в аванс
	По документу	долг закрывается по конкретному документу расчётов
	Не погашать	задолженность не гасится, вся сумма уходит на счёт авансов
Способ зачета аванса	Автоматически	авансы зачитываются в хронологическом порядке
	По документу	зачитывается аванс по указанному документу
	Не зачитывать	оплата отражается как аванс

Для обычной оплаты по счёту оставляйте Автоматически в обоих полях.

Если ссылка «Разбить платеж» не видна

Ссылка Разбить платеж появляется только тогда, когда снят флажок Редактировать реквизиты платежа списком (раздел Администрирование → Настройки программы → Интерфейс → Банковские и кассовые документы).

Когда флажок установлен, вместо ссылки в документе показывается табличная часть Расшифровка платежа — работать можно и с ней, строки добавляются кнопкой Добавить.

Проверка

В списке Счета покупателям у счёта стоит отметка Оплачен.
В Журнале заказов у заказа пустая колонка Долг.
В платёжном документе заполнена колонка Счет на оплату, и указан именно тот счёт, по которому пришли деньги.
В Расшифровке платежа сумма совпадает с фактически принятыми деньгами.
Документ проведён, а не просто записан.

Если что-то не так

Долг по заказу не уменьшился. Откройте платёжный документ и проверьте колонку Счет на оплату. Если она пустая или указан другой счёт, разнесения не будет: исправьте счёт и проведите документ заново.
Нужного счёта нет в списке. Значит, счёт не проведён или помечен на удаление. Вернитесь к менеджеру, который его выставлял.
В счёте есть строки без заказа покупателя. Такие строки в погашение долга не попадают. Заказ в строках счёта заполняет менеджер, а не бухгалтер в платеже.
Оплата пришла, а счёт не находится по номеру. Проверьте, тот ли контрагент указан в документе: счета одного клиента не видны в документе другого.
Ссылку на заказ в платеже ставить не нужно. Если поставить её вручную, программа всё равно разнесёт деньги по строкам счёта. Ошибка будет только выглядеть исправленной.
В платеже подтянулся договор другого контрагента. Так бывает при загрузке выписки: программа подставляет договор по признаку основного. Ошибку видно отчётом Анализ субконто — внутри одной строки контрагента появляются проводки по договору другого контрагента. Исправление:
- если период не закрыт — исправьте договор прямо в документе и перепроведите документы по этому контрагенту;
- если период закрыт — оформите Корректировку долга (раздел Продажи → Расчеты с контрагентами) с видом операции Перенос задолженности или Зачет авансов. В закрытом периоде документы не правят.
Не зачитывается аванс и не принимается НДС к вычету. Причина та же — неверный договор. После исправления аванс зачитывается, а вычет НДС формируется документом Формирование записей книги покупок (Операции → Закрытие периода → Регламентные операции НДС), вкладка Полученные авансы.
Нужно поправить договор сразу в нескольких документах. Используйте Групповое изменение реквизитов (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных): выберите документы, на вкладке Расшифровка платежа отметьте поле Договор и укажите нужный.

Официальная документация

Смотрите также

Загрузить выписку банка
Принять наличные в кассу
Принять оплату платёжной картой
Разнести оплату и аванс — как это выглядит со стороны менеджера и заказов