Принять наличные в кассу

Инструкция для кассира и бухгалтера: как оформить приём наличных денег от покупателя и связать их со счётом.

Наличные принимаются двумя разными путями, и путать их нельзя:

Ситуация	Чем оформляется
покупатель платит по счёту — юридическое лицо или ИП, оплата по договору	Поступление наличных (приходный кассовый ордер)
покупатель — физическое лицо, покупка в розницу, выдаётся чек	Розничная продажа (чек) с пробитием чека на ККТ

Приходный кассовый ордер выдаёт квитанцию КО-1, но не заменяет кассовый чек: если продажа подпадает под 54-ФЗ, чек нужно пробить.

Порядок действий

1. Создать документ

из счёта покупателя — откройте счёт, нажмите Создать на основании и выберите Поступление наличных. Документ заполнится по счёту, включая расшифровку платежа;
вручную — раздел Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, либо список Поступления наличных (ПКО).

2. Заполнить шапку

Вид операции — Оплата от покупателя.
от — дата, когда деньги фактически приняты в кассу.
Организация и Счет учета — касса, в которую приняты деньги.
Контрагент — плательщик. Для физического лица это может быть физическое лицо или контрагент — в зависимости от того, как ведётся учёт.
Сумма — сколько денег принято.
Договор — договор с покупателем.
Принято от, Основание, Приложение — текстовые поля для печатной формы КО-1: от кого принято, на основании чего и какие документы приложены.
Статья доходов — статья движения денежных средств.

3. Заполнить расшифровку платежа

В таблице Расшифровка платежа укажите:

Договор и Сумма;
Погашение задолженности — Автоматически;
НДС — ставку по счёту;
Счет на оплату — счёт покупателя, по которому пришли деньги.

Колонка Счет на оплату связывает наличную оплату с управленческим учётом: без неё долг покупателя не закроется. Подробнее — в статье «Разнести поступление по счёту».

4. Провести и распечатать

Нажмите Провести и закрыть, затем распечатайте приходный кассовый ордер (КО-1). Квитанция к ордеру выдаётся тому, кто внёс деньги.

Касса: что ведётся вместе с ордерами

Кассовая книга (КО-4) — отчёт по движению наличных. Формируется за день по проведённым ордерам. Ведение кассовой книги включается настройкой (Используется кассовая книга); если учёт кассовой книги в программе не ведётся, книга ведётся отдельно.
Журнал кассовых документов (КО-3) — регистрация приходных и расходных ордеров.
Лимит остатка кассы — организация устанавливает его сама; соблюдение проверяется отчётом Экспресс-проверка ведения учёта.
Инвентаризация кассы — документ для пересчёта наличных. На закладке Ценности указываются фактические остатки, отклонения считаются автоматически; печатаются акт ИНВ-15 и приказ ИНВ-22.

Лимит остатка кассы

Лимит устанавливается в карточке организации: Главное → Организации → открыть организацию → ссылка Лимиты остатка кассы → Создать → указать период действия и сумму → Записать и закрыть.

Соблюдение лимита проверяется отчётом Экспресс-проверка (раздел Отчеты): выберите период и нажмите Выполнить проверку. Если на конец дня в кассе остались деньги сверх лимита, проверка покажет ошибку.

Инвентаризация кассы

Пересчёт наличных оформляется документом Инвентаризация кассы:

вкладка Ценности — фактические остатки; кнопка Заполнить подставляет учётные данные, отклонения считаются автоматически;
вкладка Проведение инвентаризации — основания и распоряжение;
вкладка Инвентаризационная комиссия — состав комиссии, председатель отмечается флажком.

Документ проводок не формирует. По результатам печатаются акт ИНВ-15 и приказ ИНВ-22, а недостача или излишек оформляется отдельными документами Выдача наличных или Поступление наличных.

Чек наличными от покупателя

Если продажа подпадает под 54-ФЗ, чек пробивается из самого документа Поступление наличных:

Проведите документ.
Убедитесь, что в расшифровке платежа заполнена колонка Счет на оплату, а сумма ордера равна сумме счёта, — иначе в чеке не будет наименований товаров.
Нажмите Еще → Напечатать чек.

Чек печатается только на той кассе, у которой при регистрации указаны та же организация и склад, что в документе.

Проверка

Поступление наличных проведено, ордер КО-1 распечатан.
В расшифровке платежа заполнена колонка Счет на оплату.
В списке Счета покупателям счёт помечен Оплачен.
Кассовая книга за день сформирована, остаток на конец дня совпадает с фактом.

Если что-то не так

Деньги приняли, а долг не закрылся. Заполните колонку Счет на оплату в расшифровке платежа и проведите документ заново.
Поле «Касса» пустое. Так бывает, когда учёт по кассам организации не ведётся: движения идут по счёту 50 в целом. Если учёт по кассам нужен, кассы заводятся в справочнике касс организации и указываются в ордере.
Нужен кассовый чек. Чек пробивается из самого документа Поступление наличных: Еще → Напечатать чек. Для этого в расшифровке платежа должен быть заполнен Счет на оплату, а сумма ордера — совпадать с суммой счёта. Розничная продажа физическому лицу оформляется документом Розничная продажа (чек) — см. «Работа со сменой ККМ».
Превышен лимит остатка кассы. Излишек сдаётся в банк: оформляется Выдача наличных с видом операции Взнос наличными в банк, затем Списание с расчетного счета по банковской выписке.