Регламент оформления заказа

Регламент для менеджера: в каком порядке оформляют заказ, что обязательно заполняют и проверяют до запуска и что менеджер делает после запуска. Он отвечает на вопрос «что и когда», а не «где какая кнопка»: устройство журнала и формы заказа разобрано в статье Оформить заказ покупателя.

Заказ первичен. Счёт, реализация, заявка на доставку и остальные документы делаются на основании заказа и счёта, а не заполняются руками. Всё, что нужно изменить в сделке, меняют в заказе или в техкарте — тогда цепочка не рвётся и сделка закрывается.

1. Определить, что оформляем

Ситуация	Что оформляют
Клиент заказывает, работа пойдёт в производство	Заказ — на него уходит вся дальнейшая работа
Клиент только просчитывает, будет тендер, сделка длинная	Коммерческое предложение: в производство оно не уходит, версий расчёта может быть несколько, из него потом делают счёт или заказ

Коммерческое предложение нужно, чтобы не забивать журнал заказов просчётами. Если клиент звонит и сразу заказывает — оформляют заказ. Подробнее — Рабочее место менеджера.

2. Порядок действий

№	Шаг	Кто	Результат шага
1	Открыть Продажи → Журнал заказов	менеджер	журнал открыт с отбором по менеджеру: видны свои заказы
2	Нажать Создать и заполнить шапку: организация, контрагент, контактное лицо, дата отгрузки	менеджер	заказ привязан к клиенту и сроку
3	Записать заказ	менеджер	у заказа есть номер, к нему можно привязывать техкарты
4	Добавить изделия на вкладке Продукция — из каталога изделий, кнопкой Добавить	менеджер	по каждому изделию создана техкарта по шаблону
5	Добавить товарные позиции на вкладке Товары и непроизводственные услуги на вкладке Производные услуги	менеджер	счёт и отгрузка соберутся полностью
6	Посчитать изделия в техкартах и провести техкарты	менеджер, технолог	расчёт готов, работы описаны
7	Пройти проверку перед запуском (раздел 3)	менеджер	заказ готов к запуску
8	Провести заказ	менеджер	заказ запущен: появился долг, работы ушли в производство
9	Выставить счёт	менеджер	клиенту есть что оплатить
10	Дождаться оплаты и закрыть сделку отгрузкой и документами	менеджер, бухгалтерия	долг погашен, сделка завершена

Шаг 4 — ключевой. Изделие не набирают руками: его выбирают из меню Добавить, и программа сама создаёт техкарту по шаблону выбранного изделия. Название изделия из техкарты попадёт в счёт — именно его увидит клиент.

3. Проверка перед запуском

Пройдите по списку — каждый пункт закрывает свою типовую ошибку.

Что проверить	Почему это важно
Контрагент и организация заполнены	без них заказ не записать, а счёт не собрать
Дата отгрузки заполнена	без неё заказ не проводится
Флажок пп выключен	с предварительным просчётом заказ не запускается и счёт по нему не выставляется
Флажок заказ на склад выключен	в этом режиме у заказа нет получателя: счёта и дебиторки не будет
Флажок маркетплейс в нужном положении	он включает подсистему маркетплейсов и передачу на реализацию
Договор по заказу пустой — кроме выделенного договора или тендера	с разными договорами заказы не попадут в один счёт
На вкладке Продукция у каждой строки есть номер техкарты	без техкарты производству не с чем работать
Техкарты рассчитаны и проведены	в производство изделие попадает, когда проведены и техкарта, и заказ
Суммы и названия изделий совпадают с тем, что согласовано с клиентом	название из техкарты уйдёт в счёт
Долг клиента и кредитный лимит в порядке	при превышении кредита проведение остановится

Карточка Статус в заказе показывает Кредит, Долг и Остаток кредита по клиенту — по ней видно, есть ли запас по лимиту.

4. Запуск заказа

Отдельной кнопки «запустить» нет: заказ запускается проведением. Нажмите Провести или Провести и закрыть.

После проведения:

• клиент должен сумму заказа — появляется управленческий долг (бухгалтерского пока нет: счёта и реализации не было);
• работы по техкартам встают в очереди производства, продукция ставится к выпуску;
• поля заказа и техкарт закрываются для правки.

В журнале у запущенного заказа сразу появляются сумма и долг, а по незакрытым этапам загораются красные индикаторы — работы в цеху, вёрстка, закупка, выпуск, отгрузка, документы. Индикаторы гаснут сами, по мере того как отделы отмечают работу.

5. Что менеджер делает после запуска

1. Счёт. В шапке заказа нажмите Счета на оплату: Счет: не выставлен, выберите Вариант заполнения счета (по умолчанию — На сумму заказа, есть варианты с предоплатой) и создайте счёт.

   

2. Отправка клиенту. Из счёта напечатайте бланк Счет на оплату и отправьте по электронной почте. Если клиент — физлицо, есть кнопка Оплата через СБП: программа сформирует ссылку, а оплату отследит сама.

   

3. Оплата. Оплату по счёту принимает бухгалтерия. Менеджер видит результат в журнале: долг уменьшается. Гасит управленческий долг именно оплата по счёту.

4. Отгрузка. Когда клиент просит отгрузочные документы, из счёта делают Реализацию (акт, накладную) — Создать на основании. Программа сама смотрит, что в счёте, и предлагает подходящий вариант.

5. Документы. Когда клиент вернул подписанные документы, в отгрузочном документе ставят флажок Документы получены — в журнале отметка появляется сама.

6. Завершение. Финальный признак завершения и дату завершения программа ставит сама, когда вся полоса индикаторов зелёная и долга нет. Руками их не ставят.

Колонку Заказ покупателя в счёте и в реализации не очищают: по ней программа понимает, какой заказ закрывают документы.

6. Чего после запуска делать нельзя

• Править запущенный заказ и его техкарты. Поля закрыты намеренно: пока заказ правят, цех уже работает по распечатанному заданию и про изменения не знает. Чтобы что-то поменять, изделие выводят из работы, правят и вводят обратно.
• Выводить заказ из работы самому. Пока по заказу не пошла работа других отделов, это возможно; если дизайнер уже сверстал макет или производственник списал материалы — только старший менеджер или руководитель.
• Менять номенклатуру, количество или цену в счёте и в реализации. Программа не соберёт цепочку, в журнале появится разрыв и сделка не закроется. Все правки — через заказ и техкарту.
• Разносить оплату. Это работа бухгалтерии.

7. Типичные ошибки

Ошибка	Чем оборачивается	Как правильно
Заполнили Договор по заказу без необходимости	такие заказы не удастся собрать в один счёт	договор оформляют на уровне счёта; в заказе заполняют только под выделенный договор или тендер
Оставили пустой Дату отгрузки	заказ не проводится	дату ставят сразу, при заполнении шапки
Забыли снять пп	заказ не запускается, счёт не выставляется	снимайте флажок, когда расчёт согласован
Провели заказ вместо записи на этапе просчёта	появился долг, работы ушли в производство	пока расчёт не согласован — только Записать
Непроизводственную услугу пытаются выдать за изделие и ломают схему сборки	изделие распадается на несколько заданий производству	считайте изделие целиком, а услугу добавьте отдельной строкой на вкладке Производные услуги
Продали со вкладки Товары то, чего нет на складе	отгрузка встанет с сообщением, что товара нет	товар появляется только через поступление: проверьте закупку
Клиенту нужна работа, а оформили заказ на склад	у заказа нет получателя, счёта и реализации по нему не будет	заказ на склад — только для пополнения запасов
Поправили строку прямо в счёте или в реализации	в журнале разрыв, сделка не закрывается	правьте заказ или техкарту, документы пересоберите на основании
Оформили заказ, а клиент ещё выбирает	журнал забит просчётами, а у проведённого заказа висит долг	для просчётов используйте коммерческое предложение

Куда дальше

• Оформить заказ покупателя — устройство журнала, шапки и вкладок заказа.
• Рабочее место менеджера — рабочее место целиком: журнал, индикаторы, счёт, отгрузка и контроль сделки.
• Расчёт изделий — как посчитать изделие в техкарте.
• Провести заказ и когда возникает долг — что именно происходит при проведении и что может его остановить.
• Выставить счёт по заказу
• Отгрузочные документы по счёту
• Завершение заказа