Провести заказ и когда возникает долг

Запуск заказа в работу — это его проведение. Отдельной кнопки «запустить» в программе нет: заказ становится запущенным в тот момент, когда его провели.

Инструкция для менеджера. До неё заказ посчитан и записан, после неё по заказу можно выставлять счёт и отгружать, а производство видит работы.

Что получится

Заказ проведён и стоит в журнале с отметкой проведения. У клиента появился управленческий долг — ровно на сумму заказа. Работы по всем техкартам заказа встали в очереди производства.

Бухгалтерского долга при этом ещё нет: счёта и реализации не было, значит нет ни авансов, ни отгрузки.

1. Убедиться, что заказ посчитан

Проведение запускает в производство все техкарты строк Продукция. Если техкарта не рассчитана, работать в цехе будет не с чем.

Перед проведением проверьте:

• в таблице Продукция есть строки, у каждой — номер техкарты;
• техкарты рассчитаны и проведены;
• заполнена Дата отгрузки — без неё заказ не проведётся;
• флажок пп (предварительный просчёт) выключен.

На снимке заказ №000065 с тремя изделиями: «Печать на Баннерно…», «Резка нескольких м…» и «Вывеска 123». Справа видно Долг по заказу 71 527,75 руб. — это сумма заказа, она равна итогу внизу. Столько клиент должен по управленческому учёту после запуска.

2. Провести заказ

Нажмите Провести (Post) — или Провести и закрыть (Post and close), если работа с заказом на этом закончена.

В момент проведения программа:

• ставит дату запуска в работу, если она была пустой;
• пишет приход долга на сумму заказа;
• ставит продукцию к выпуску и товары к передаче на склад;
• обеспечивает заказ материалами по техкартам;
• ставит работы в очереди производства.

Что именно происходит с долгом

В системе ведутся две задолженности одновременно: бухгалтерская и управленческая. Запуск заказа увеличивает только управленческую.

Что	Когда появляется
Управленческий долг по заказу	Сразу при проведении заказа
Бухгалтерский долг	Позже — после счёта и реализации

Поэтому в карточке заказа долг появился, а в бухгалтерском учёте по этому клиенту пока чисто. Гасит управленческий долг оплата по счёту, а не реализация.

Запуск означает сразу два обязательства: мы взяли на себя работу, а клиент должен нам денег.

3. Что программа проверяет при запуске

Проведение — не просто формальность, в этот момент выполняются проверки:

• кредитные ограничения клиента — если долг или просрочка превышают лимит, проведение может быть остановлено;
• разрешение запуска — если в базе включён вариант запуска через согласование или предоплату, флажок Запуск разрешён сначала снят;
• наличие материалов — если по заказу включено резервирование;
• маршрут согласования — если он настроен, заказ уходит в цепочку согласования.

Если заказ не проводится, причина обычно в одной из этих проверок. Смотрите сообщение программы: оно называет конкретное условие.

4. Посмотреть состояние выполнения

В заказе есть кнопка Информация — на командной панели таблицы она выглядит как значок ⓘ. Она разворачивает таблицу продукции и показывает, как идут работы.

Добавляются колонки Файл макета, Оборудование, Материал и габариты H, W, S. Справа у каждой строки — цветной индикатор готовности: зелёная отметка означает, что по строке всё сделано, красная — что работы ещё идут.

В примере на снимке: по первой строке материал «Баннерное полотн…» уже отработан (зелёная отметка), по двум другим — нет.

После запуска

Дальше с заказом можно:

• выставить счёт — ссылка Счет: не выставлен в шапке заказа;
• сформировать отгрузочные документы — из меню Создать на основании;
• следить за готовностью — в очередях производства заказ уже виден, цех списывает материалы и отмечает готовность работ.

Самая тяжёлая часть работы менеджера на этом закончена: заказ посчитан и запущен.

Проверка

• В журнале у заказа стоит отметка проведения.
• В карточке Долг по заказу равен сумме заказа.
• В строке Счет появилась возможность выставить счёт (ссылка активна).
• Заказ виден в очередях производства.

Если что-то не так

• Заказ не проводится, сообщение про дату отгрузки. Заполните Дату отгрузки в шапке.
• Заказ не проводится, сообщение про кредит. У клиента превышен кредитный лимит. Вопрос решает старший менеджер или руководитель.
• Сообщение про предварительный просчёт. Снимите флажок пп.
• Заказ ушёл на согласование вместо запуска. Так настроен маршрут. Заказ запустится, когда согласующие пройдут свои шаги; следить можно в мониторе согласований.
• Провели заказ по ошибке. Долг уже создан, работы встали в очереди. Отменяйте проведение только вместе со старшим менеджером: если техкарты уже обрабатываются, обычному менеджеру заказ недоступен для правки.