Распределение затрат: ОПР и ОХР

В релизе 3.0.206 обновлён документ «Распределение затрат» — им регистрируют в отчёте «Рентабельность заказов» косвенные расходы: ОПР, ОХР и любые другие фактические затраты по заказам. Заполнять документ стало проще: виды затрат подставляются по признаку Автозаполнение распределения, суммы собираются с бухгалтерских счетов за период, заказы подбираются по одному из пяти сценариев, а сумма разносится по заказам кнопкой Распределить.

Кому это нужно: бухгалтерии и экономистам, которые закрывают месяц и «довозят» косвенные расходы на заказы, — амортизация, лизинги, абонентские платы, подписки и прочее, что становится известно только к концу месяца.

Связанная статья: Рентабельность заказов — инструкция пользователя.

Что было раньше

В отчёте «Рентабельность заказов» есть колонки ОПР, ОХР и Прочие расходы — в них в течение периода аккумулируются затраты на заказы.

Две из трёх колонок заполняются по-разному:

• Прочие расходы попадают в отчёт сами. Если в поступлении товаров и услуг (или в поступлении услуг) указан заказ, по которому пришла позиция, система учтёт этот расход в рентабельности и покажет его в колонке. Отдельно регистрировать ничего не нужно.
• ОПР и ОХР так не попадают — их регистрируют документом «Распределение затрат». Без этого документа колонки остаются пустыми.

Раньше документ заполняли вручную: строки затрат и строки заказов набирали построчно. В 3.0.206 документ обновлён — добавлены те самые механизмы заполнения, о которых речь ниже.

Что стало

1. Вид затрат настраивается один раз. В справочнике (упр) Виды затрат у элемента появились реквизиты, по которым документ собирает суммы:

Поле карточки вида затрат	Зачем оно
Счет учета затрат	с какого счёта бухучёта брать обороты
Подразделение	если затраты нужно взять только по одному подразделению
Автозаполнение распределения	Да — вид затрат попадает в документ автоматически
Табличная часть Статьи затрат	по каким статьям затрат отбирать обороты по счёту

В справочнике уже есть готовые виды затрат — Общепроизводственные расходы (ОПР) и Общехозяйственные расходы (ОХР), а также Материалы, ФОТ, Работы, Товары.

2. Таблица затрат заполняется по кнопке. Кнопка Заполнить над таблицей затрат подставляет все виды затрат, у которых стоит Автозаполнение распределения. Если таких видов затрат нет, программа честно скажет: «Не найдены виды затрат с признаком “Автозаполнение распределения”».

3. Суммы собираются с бухгалтерских счетов. Кнопка Обновить сумму берёт по каждому виду затрат дебетовые обороты по его Счету учета затрат за период документа (Дата начала — Дата окончания), с отбором по статьям затрат из карточки вида затрат, а если заполнены — ещё по подразделению и организации. Это тот случай, для которого механизм и сделан: бухгалтер закрыл месяц, вы прописали набор статей затрат, указали счёт учёта — и программа берёт за период обороты по этому счёту и добавляет их в документ автоматически.

4. Сумму можно поправить руками. Сумму любой строки таблицы затрат можно ввести вручную — реквизит Сумма для распределения в шапке пересчитывается как итог по таблице.

5. Заказы отбираются по сценарию. Поле Способ отбора заказов предлагает пять вариантов, кнопка Заполнить заказы заполняет таблицу заказов по выбранному:

Сценарий	Какие заказы попадут	Что берётся в Базу распределения
По дате заказа	проведённые заказы, дата которых попала в период	сумма заказа
По выпуску	заказы, по которым в периоде был выпуск продукции	стоимость выпущенной продукции
По отгрузке	заказы, которые отгружались в периоде	сумма отгрузки
По времени производства	заказы, по которым в периоде были производственные списания и затраты	себестоимость прямых расходов по техкарте
Закрытые в периоде	заказы, у которых дата завершения сделки попала в период	сумма заказа

У сценариев По выпуску, По отгрузке и По времени производства заполняется ещё и колонка Техкарта — база считается по конкретным техкартам, и у одного заказа может быть несколько строк.

6. Появились фильтры по контрагенту, менеджеру и организации. Поля Контрагент, Менеджер и Организация в шапке документа ограничивают список заказов. Пустое поле означает «для всех»: не заполнили — фильтра по нему нет.

7. Кнопка Распределить. Сумма для распределения разносится по строкам таблицы заказов пропорционально Базе распределения и попадает в колонку Результат. Если база не заполнена, программа сообщит: «Не заполнена база распределения по заказам».

Куда что попадёт в отчёте. ОПР и ОХР выделены в отдельные колонки отчёта «Рентабельность заказов». Это предопределённые виды затрат справочника (упр) Виды затрат — ОПР (Общепроизводственные расходы) и ОХР (Общехозяйственные расходы): отчёт относит суммы по ним в свои колонки, а всё, что распределено по остальным видам затрат, собирает в колонку Прочие расходы — вместе с закупками услуг, разнесёнными по заказам в поступлениях.

Как пользоваться

1. Откройте документ Распределение затрат в разделе Технологии (он доступен также из раздела Покупки).
2. Заполните Организацию — в её рамках собираются затраты.
3. Заполните Дату начала и Дату окончания — это период сбора затрат (обычно месяц, который закрывает бухгалтерия).
4. В таблице затрат нажмите Заполнить — подставятся виды затрат с признаком Автозаполнение распределения. Если нужного вида затрат нет в списке, добавьте строку кнопкой Добавить или выберите виды затрат кнопкой Подбор.
5. Нажмите Обновить сумму — программа соберёт суммы с бухгалтерских счетов за период. Если по какому-то виду затрат сумму нужно взять не со счёта, впишите Сумму в строке руками.
6. При необходимости ограничьте список заказов полями Контрагент, Менеджер, Организация. Пустые поля — без ограничения.
7. Выберите Способ отбора заказов и нажмите Заполнить заказы. В таблице появятся заказы и их База распределения. Нужные заказы можно добрать кнопкой Подбор — он открывает список заказов покупателя с отбором по организации и контрагенту.
8. Нажмите Распределить — Сумма для распределения разложится по заказам в колонку Результат. Проверьте, что итог колонки Результат совпадает с Суммой для распределения.
9. Заполните Ответственный и, если нужно, Комментарий, затем Провести и закрыть.

Порядок важен. Проведение записывает результат не из колонки Результат, а из детализации по видам затрат — её заполняет кнопка Распределить. Если провести документ, не нажав Распределить, движения по затратам не сформируются и в отчёте ничего не появится.

Где найти в интерфейсе

Документ: раздел Технологии → журнал (упр) Распределения затрат → Создать. Документ доступен также из раздела Покупки.

Настройка видов затрат: раздел Справочники → (упр) Виды затрат.

Отчёт: раздел Продажи → Отчеты раздела “Продажи” → группа (упр) Ценообразование → Рентабельность заказов.

Проверка

• В шапке документа заполнены Организация, Дата начала и Дата окончания.
• В таблице затрат есть строки, и Сумма для распределения равна итогу по таблице.
• В таблице заказов заполнена колонка База распределения и есть хотя бы одно значение больше нуля.
• Итог колонки Результат равен Сумме для распределения.
• Документ проведён.
• В отчёте «Рентабельность заказов» за тот же период заполнились колонки ОПР и ОХР, а остальные распределённые виды затрат попали в Прочие расходы.

Отдельно проверьте, что распределённые затраты дошли до журнала заказов. Показатели рентабельности пересчитываются автоматически после проведения документа, распределяющего затраты, — фоновым заданием, обычно в течение 10 минут. Ждать в том же окне не нужно. Если цифры в журнале не сошлись с отчётом, выделите заказ и нажмите Обновить показатели.

Тонкость: плановая себестоимость в фактическом отчёте

Это не про сам документ, но без этого картина в отчёте читается неверно.

По умолчанию, если ОПР и ОХР не использовать, плановая себестоимость попадает и в фактические отчёты — то есть по себестоимости технологической операции разницы между планом и фактом нет.

В системе есть возможность отключить это для конкретных операций. У элемента справочника (упр) Виды работ на закладке Алгоритмы расчета есть признак Не учитывать с-сть в отчете “Рентабельность заказов”.

Если поставить этот признак, у таких операций колонка Себестоимость работ план. в отчёте останется пустой, и себестоимость будет считаться только по разнесённым ОПР, ОХР и прочим расходам. Так вы сами определяете, какие операции в плановой части попадают в финальный фактический отчёт, а какие считаются только для плановой рентабельности.

Если что-то не так

• Программа пишет: «Не найдены виды затрат с признаком “Автозаполнение распределения”». Ни у одного элемента справочника (упр) Виды затрат не установлен признак Автозаполнение распределения. Откройте карточку нужного вида затрат, поставьте признак в Да и повторите Заполнить. Либо добавьте строки вручную кнопкой Добавить или Подбор.
• Программа пишет: «Не заполнена база распределения по заказам». В таблице заказов нет ни одной заполненной Базы распределения. Нажмите Заполнить заказы или проверьте, что за выбранный период по заказам есть данные под выбранный Способ отбора заказов.
• После «Обновить сумму» сумма осталась нулевой. У вида затрат не заполнен Счет учета затрат — по таким строкам суммы не собираются, их нужно ввести руками. Проверьте также, что период документа совпадает с месяцем, в котором обороты действительно есть.
• База распределения по заказам нулевая. Если по заказам за период не было ни прямых затрат, ни выпуска, ни отгрузки — базы нет, и распределять нечего. На тестовой базе это выглядит ровно так: материалы списывались в минус, поэтому прямых затрат за месяц нет, заказы есть, а в базе нули.