Загрузить справочники из файла

Инструкция для того, кто заполняет справочники на старте. После неё сотни материалов, контрагентов или единиц измерения попадают в базу из таблицы Excel, а не построчным вводом.

Обработка типовая — Загрузка данных из табличного документа — но в ней дополнительно разблокированы справочники, которых в типовой «Бухгалтерии предприятия 3.0» по умолчанию нет: номенклатура, контрагенты и ряд управленческих справочников (Оборудование, Типы материалов, Цветность и другие).

Что получится

В справочнике появятся элементы из файла: с видом номенклатуры, единицей измерения, габаритами и признаком производственного материала. Программа сама разложит их по указанной группе.

1. Открыть обработку и выбрать справочник

1. Откройте Администрирование → Загрузка данных из табличного документа.
2. На первой странице выберите справочник, в который грузите данные, — например Номенклатура.

2. Настроить колонки

По умолчанию программа показывает колонки для всех реквизитов справочника — это десятки полей, из которых в работе нужны единицы. Настройте список один раз, дальше он сохраняется.

1. Нажмите Изменить бланк.
2. Отметьте флажками нужные колонки.

Для номенклатуры этого набора достаточно:

Колонка	Что задаёт
Наименование	краткое название материала
Полное наименование	название для печатных форм счетов и накладных
Вид номенклатуры	материал, товар, услуга, продукция
Единица	единица измерения, например пог. м
Входит в группу	папка справочника, куда положить элемент
Производственный материал	признак участия материала в производственном учёте
Ширина материала, Длина материала, Толщина материала	габариты для расчёта
Плотность материала, Вес материала	для расчёта веса изделия
Минимальный остаток на складе	порог, ниже которого программа предупреждает

3. Нажмите ОК. Таблица сразу сократится до выбранных колонок.

Порядок колонок можно менять стрелками в этом же окне, и он сохраняется системой: при следующем открытии бланк придёт уже настроенным.

3. Заполнить данные

Есть два сценария — выберите удобный.

Вставить из файла. Откройте свой файл с данными, скопируйте колонку и вставьте её в соответствующую колонку обработки. Название — в Наименование, оно же — в Полное наименование.

Через бланк. Нажмите Из внешнего файла → Сохранить бланк для заполнения, выберите формат XLSX. Получится файл Excel с той же структурой колонок. Его можно отправить по почте технологи или кладовщику: они заполнят и вернут файл, а вы загрузите его одной кнопкой.

Что учесть при заполнении:

• Единицы измерения должны быть без дублей. Если в справочнике единиц заведено две «штуки», программа не поймёт, какую поставить, и выдаст ошибку «элемент не сопоставлен».
• Флажки пишутся как 1 и 0. Можно и словами «да», «нет», «истина», «ложь», но единицы проще.
• Входит в группу — это папка. Создайте её заранее в справочнике (например, «40 мм загрузка») и вставьте её название в эту колонку.
• Задайте единицы измерения сразу. Если материал будет участвовать в расчётах, габариты лучше вести в метрах: погонный метр профиля 40 × 60 — это длина 1, ширина 0,04. Тогда в калькуляциях не придётся пересчитывать миллиметры в метры.

4. Нажмите Далее.

4. Проверить сопоставление и загрузить

Программа анализирует таблицу и сопоставляет каждую колонку с реквизитом справочника. Если всё заполнено правильно, несопоставленных позиций будет 0.

1. Проверьте счётчик несопоставленных. Спорные строки можно сопоставить вручную.
2. Внизу настройте поведение: что делать с найденными позициями — пропускать или перезаписывать; что делать с отсутствующими — создавать или пропускать.
3. Нажмите Загрузить данные.

Программа выдаст результат по каждой позиции: создана или обновлена.

4. Поставьте флажок Открыть справочник “Номенклатура” по кнопке “Готово” и нажмите Готово — откроется папка с загруженными позициями.

В карточке материала проверьте, что всё перенеслось: вид номенклатуры, признак Производственный, единица измерения, габариты и минимальный остаток.

Проверка

• Несопоставленных позиций при загрузке — 0.
• В справочнике элементы лежат в нужной группе.
• У материалов заполнены вид номенклатуры, единица измерения и габариты.
• У производственных материалов стоит флажок Производственный материал.

Если что-то не так

• Программа пишет «элемент не сопоставлен». Причина в дублях справочника: две одинаковые единицы измерения или два одинаковых вида номенклатуры. Уберите дубль и повторите загрузку, иначе позиции придётся дозаполнять отдельной обработкой.
• Материал создался, но красный. Так работает контроль минимального остатка: в файле задан минимальный остаток, а на складе материал ещё не оприходован — остаток 0. После первого поступления отметка снимется.
• Габариты в расчетах дают неверные числа. Проверьте единицы: если материал заведён в миллиметрах, калькулятор ждёт метры. Проще перезалить справочник с габаритами в метрах.
• Загрузка перезаписала существующие элементы. Внизу обработки был выбран режим перезаписывать. Для разовой загрузки выбирайте пропускать — тогда существующие позиции останутся как есть.