Нормализовать справочник материалов

Материалы хранятся в типовом справочнике Номенклатура. От того, как он заполнен, зависит и расчёт изделия, и складской учёт, и работа кладовщика с печатником.

Статья о двух ситуациях: база только запускается, и справочник заполняют с нуля; либо база работает давно и справочник нужно привести в порядок. Второй случай сложнее и встречается чаще.

Что получится

В справочнике нет дублей: один материал — одна карточка. У каждой карточки понятное наименование, учётная единица измерения и заполнены габариты. Материал приходуется, списывается и инвентаризируется в одной и той же единице, а цена продажи и закупки считается на неё же.

Как устроен справочник

Папки — по сущностям, а не по операциям. Заводят отдельные папки Материалы, Готовая продукция, Услуги и раскладывают по ним позиции. К папкам удобно привязывать счета учёта: правила определения счетов задаются на папку целиком, а не на каждую позицию.

Иерархия — по типам материалов, а не по тому, где их применяют. Структура вида «Материалы для печати» и «Материалы для ламинации» не годится: один и тот же материал может использоваться и там, и там, а значит попадёт в две папки — или появится его дубль. Дубли в справочнике — главная причина расхождений в учёте.

Глубина вложенности — на ваше усмотрение. С одной стороны, она должна разделять пластики и бумагу, с другой — не превращать подбор материала в двадцать уровней кликов. Для большого каталога имеет смысл детализация по плотностям, для небольшого — плоский список.

Пример рабочей иерархии:

Материалы → Банеры → Blackout

Единица измерения определяет наименование. Материал учитывается в той единице, которая принята на предприятии, и наименование должно это отражать. Если решено вести баннер в погонных метрах, в справочнике будут позиции Банер 3.2, Банер 2.2 и так далее, а не «Ткань баннерная» и не «Баннер 3.2 м».

Почему так: один поставщик привозит материал рулонами и указывает в накладной штуки, второй — погонные метры, третий — квадратные. Приходовать, списывать и инвентаризировать материал нужно в одной единице, иначе остатки не сойдутся.

Поля карточки материала

Карточка номенклатуры типовая; для управленческого учёта в неё добавлены поля. Что заполняют:

Поле	Что задаёт
Производственный материал	материал расходуется в производстве и участвует в расчёте техкарт. Без этого флажка материал в техкарту не попадёт
Единица	учётная единица: погонный метр, квадратный метр, штука, лист
Размер в мм	габариты учётной единицы заданы в миллиметрах, и в техкарте расчёт идёт в миллиметрах. Для материалов цифровой и офсетной печати
Длина материала, Ширина материала, Толщина материала	габариты учётной единицы — по ним программа пересчитывает погонные метры в квадратные и обратно
Вес материала, Плотность материала	те же габариты для расчётов, где важен вес
Минимальный остаток на складе	когда остаток опускается ниже, материал показывается в списках красным, а в отчётах его можно отобрать по признаку нехватки
Оптимальный остаток на складе	подсказка для закупки: сколько материала держать
Коэффициент себестоимости	поправка к себестоимости в предварительном расчёте рентабельности техкарт
Коэффициент веса	поправка при расчёте веса изделия
Нет автоперерасхода	по этому материалу не начисляется базовый перерасход при списании. Ставят там, где перерасход не имеет смысла: например, на конструкциях и сумках со штучным учётом — полторы сумки никто не спишет
В техкарте считать по м2	независимо от складской единицы цена контрагенту задаётся за квадратный метр и расход в техкарте считается в квадратных метрах
Автосписание при передаче в производство	материал списывается автоматически при передаче с основного склада на производственный
Использовать резервирование	материал автоматически резервируется под запущенный заказ
Передавать в переработку	материал доступен для передачи в переработку при внутрихолдинговой работе с давальческим сырьём
Обязательно использовать рулоны	материал учитывается рулонами; для рулонных материалов, где важно число рулонов, а не только метраж
Единица отчетов	в какой единице материал показывать в отчётах, если она отличается от учётной
Ссылка на сайт поставщика	справочная ссылка для закупки
Поставщики строкой	список поставщиков материала, если вести его в карточке

Флажок В техкарте считать по м2 стоит разобрать на примере. Банер 3.2: ширина погонного метра 3,2 м, длина 1 м. Поставку из десяти рулонов по 50 метров приходуют как 500 погонных метров. Но клиенту цена задаётся за квадратный метр, и в техкарте расход считается по площади изделия. При списании печатник указывает погонные метры. Складской учёт идёт в погонных метрах, а продажа и ценообразование — в квадратных.

Сценарий 1: база запускается, справочник пустой

Самый простой случай: нет накопленных ошибок, разных единиц измерения по одному материалу, отрицательных остатков и расхождений с инвентаризацией.

1. Договоритесь о методике именования материалов и об учётных единицах — это главное решение, дальше его менять дорого.
2. Заведите папки: Материалы, Готовая продукция, Услуги.
3. Создайте карточки материалов и заполните поля из таблицы выше.
4. Внесите остатки по результатам инвентаризации документом оприходования.

Сценарий 2: справочник уже есть, и его нужно привести в порядок

Так бывает, когда база работала без производственного учёта, а материалы вёл бухгалтер. Типичный набор проблем: один материал заведён под разными наименованиями, у одинаковых материалов разные учётные единицы, есть пересорт и недосдача.

Привести все позиции к единому наименованию и единой единице измерения можно двумя способами.

Пересорт документами. По каждой паре «излишек одного наименования — недостаток другого» вводят операцию вручную и перекрывают недостаток избытком, рассчитав количество. Способ точный, но муторный: операций столько же, сколько проблемных пар.

Массовое списание и оприходование. На практике чаще идут этим путём:

1. Заведите новый каталог материалов в отдельной папке — так же, как в первом сценарии, с правильными наименованиями и единицами.
2. Проведите инвентаризацию в новых наименованиях.
3. Спишите остатки в старых наименованиях полностью.
4. Оприходуйте остатки по инвентаризации — уже в новых наименованиях.

Суммы списания и оприходования выравнивают; разницу списывают в периоде инвентаризации или относят на отдельный субсчёт и досписывают постепенно.

После этого остатки лежат в правильных наименованиях, в правильных единицах и в реальном количестве — дальнейший учёт идёт уже без пересорта.

Своё наименование или наименование поставщика

Материал в вашей базе почти всегда называется не так, как у поставщика, — и это нормально. Подстраиваться под каждого поставщика не нужно: второй назовёт материал иначе, третий — третьим способом, и на складе один и тот же материал окажется несколькими карточками.

Правило простое: в учётной системе материал называется по правилам вашего предприятия, а в документе поступления указывается ваш материал и количество в вашей учётной единице.

Пример: в базе есть Банер 3.2 с единицей погонный метр, поставщик привёз «Ткань баннерную» в рулонах. В поступлении указывают Банер 3.2 и количество в погонных метрах — пересчитав рулоны.

Проверка

• У каждого материала одна карточка: дублей с разными наименованиями нет.
• Наименование отражает учётную единицу, по нему понятно, что это за материал.
• У производственных материалов стоит флажок Производственный материал.
• Заполнены габариты учётной единицы — иначе не работает пересчёт между метрами.
• Материал, который продаётся квадратными метрами, помечен В техкарте считать по м2.
• Остатки на складе совпадают с инвентаризацией и лежат в правильных единицах.

Если что-то не так

• Материал не находится в техкарте. Не стоит флажок Производственный материал: непроизводственные позиции в расчёт не попадают.
• Количество материала в техкарте не то. Проверьте габариты учётной единицы и флажок В техкарте считать по м2.
• Списывается больше, чем израсходовали. Действует базовый перерасход; для материалов со штучным учётом поставьте Нет автоперерасхода.
• Материал в списках красный. Остаток ниже Минимального остатка на складе — это подсказка закупке, а не ошибка.
• Один материал числится дважды. Дубль в справочнике: сведите позиции по сценарию нормализации.

Куда дальше

• Заполнить материалы — как заводить материалы в программе.
• Настроить склады — где хранятся материалы и как устроен учёт по складам.
• Настроить цены на работы и материалы — откуда берётся цена продажи и себестоимость.