Отгрузочные документы по счёту
Отгрузочные документы менеджер делает сам, со своего рабочего места: бухгалтера звать не нужно. В типовом сценарии работы отдела продаж менеджер открывает счёт и на его основании создаёт отгрузку.
Инструкция для менеджера. До неё заказ запущен и счёт выставлен.
Что получится
Заголовок раздела «Что получится»По счёту появится реализация товаров и услуг, её можно провести и сразу напечатать универсальный передаточный документ для клиента. Управленческий долг это не меняет: его гасит оплата, а не отгрузка.
1. Открыть счёт
Заголовок раздела «1. Открыть счёт»Откройте счёт, по которому нужно отгрузить. В нашем примере это Счёт №Б0000000030 от 24.10.2022 на 71 527,75 руб. со строками «Печать на Баннерное полотно…», «Резка нескольких материалов» и «Вывеска 123».
В таблице Товары и услуги у каждой строки заполнена колонка Заказ покупателя — именно по ней реализация потом разложит отгрузку на исходные заказы.
2. Создать отгрузку на основании счёта
Заголовок раздела «2. Создать отгрузку на основании счёта»Нажмите Создать на основании и выберите Реализация товаров и услуг.
Программа спросит вид операции. Выбор зависит от того, что в счёте.
| Вид операции | Когда выбирать |
|---|---|
| Товары (накладная, УПД) | Отгружаем материалы и готовые изделия |
| Услуги (акт, УПД) | В счёте только услуги: монтаж, доставка, дизайн |
| Товары и услуги | В счёте есть и то и другое |
| Отгрузка без перехода права собственности | Право собственности переходит позже |
| Передача на реализацию, Выкуп комиссионером | Комиссионные схемы |
| Оборудование | Отгрузка оборудования |
Нажмите Выбрать.
3. Проверить реализацию
Заголовок раздела «3. Проверить реализацию»Откроется документ Реализация товаров и услуг, заполненный по счёту.
Проверьте контрагента, договор, дату и строки. Если строки нужно перечитать из заказа, в счёте для этого есть кнопка Перезаполнить по заказу покупателя.
4. Провести и напечатать УПД
Заголовок раздела «4. Провести и напечатать УПД»Проведите реализацию кнопкой Провести, затем откройте печатную форму: Печать → Универсальный передаточный документ.
В УПД попадают продавец и покупатель с реквизитами, таблица товаров с кодами и суммами, итог Всего к оплате, подписи руководителя и главного бухгалтера и Основание передачи — договор из счёта. Дату отгрузки можно проставить в самой форме перед печатью.
Что при этом происходит в учёте
Заголовок раздела «Что при этом происходит в учёте»- В управленческом учёте реализация пишет «отгружено» в оборотах менеджера по строкам, где указан заказ покупателя.
- Заказы помечаются как переданные на реализацию.
- Если в базе выключена константа
АСЕРВИС_УпрОтгрузкаЗаявкой, реализация сама списывает склад готовой продукции. Если включена — списание остаётся на заявке на отгрузку. - Долг покупателя реализация не гасит: его гасит оплата.
Проверка
Заголовок раздела «Проверка»- Реализация заполнена и проведена.
- УПД печатается и содержит верные реквизиты сторон.
- В строках реализации виден заказ покупателя.
- Отгрузка отразилась в оборотах менеджера.
Если что-то не так
Заголовок раздела «Если что-то не так»- В меню «Создать на основании» нет реализации. Проверьте, что счёт записан, и что у вас есть права на ввод документа.
- Строки в реализации пустые. Вернитесь в счёт и нажмите Перезаполнить по заказу покупателя, затем создайте реализацию заново.
- Клиенту нужен только акт, а создалась накладная. Вид операции выбирается в момент создания. Удалите документ и создайте заново с видом Услуги (акт, УПД).
- Отгрузка без оплаты. Если по условиям сделки нужна предоплата, проверьте флажок Отгрузка разрешена в заказе: без него отгрузка не разрешена.