Готовность заказов: как читать статусы

Актуально на 03.10.2026. Область: заказы покупателя (Документ.АСЕРВИС_ЗаказПокупателя), техкарты, заявки на доставку.

Коротко: по каждому заказу программа ведёт статусы этапов — что уже сделано, а что осталось. Статусы показаны иконками в журнале заказов, в карточке заказа и в дереве заявок на доставку. Выставлять их вручную не нужно: программа пересчитывает их сама, когда проводят, отменяют или меняют документы.

1. Что означают иконки

Иконка	Значение	Когда появляется
пустая клетка	работа по этапу не планируется	план по этапу не задан — например, постпечать не нужна
«не начато»	ещё не приступали	план есть, но факта пока нет
«в работе»	частично сделали	факт есть, но он меньше плана
«завершено»	сделано полностью	факт совпал с планом
«проблема»	сделали больше, чем планировали	факт больше плана

Что важно понимать про эти состояния:

«Не начато» и «в работе» — обычные рабочие состояния, а не сигнал о сбое. «В работе» появляется, когда по этапу уже есть частичный факт.
«Проблема» — это не обязательно ошибка склада или производства. Чаще всего по этапу прошло больше документов, чем было запланировано: например, отгрузили или оплатили больше суммы заказа. Такой заказ стоит проверить: перерасход мешает заказу закрыться.
Пустая клетка не требует действий — по этому этапу работа не планировалась.

Программа сравнивает план и факт по каждому этапу отдельно, поэтому у одного заказа бывает и зелёная иконка по печати, и пустая — по доставке.

2. По каким этапам ведётся контроль

Этапов шесть. В журнале заказов и в карточке заказа они видны как отдельные иконки.

Этап	Что показывает	Откуда берётся факт
Оплата	поступили ли деньги на всю сумму заказа	оплаты по заказу
Производство	выполнены ли работы по техкартам: вёрстка, печать, постпечать, выпуск продукции	работы, закрытые в цехах
Закупка	куплено ли всё, что заказано под заказ	поступления по очереди закупки
Доставка	выполнена ли доставка по заказу	заявки на доставку
Отгрузка	отгружено ли на всю сумму заказа	проведённые реализации
Верификация бухгалтерией	вернулись ли документы от клиента	флажок «Документы получены» в реализации

Этап Производство — сводный: он показывает худшее из состояний по вёрстке, печати, постпечати и выпуску продукции. Если хотя бы одна из этих работ не завершена, этап «Производство» не будет зелёным.

Пустая клетка по этапу означает, что план по нему не задан: например, заказ без доставки или без закупки — работа по ним просто не планировалась.

3. Где смотреть статусы

Журнал заказов — основное место (Продажи → Журнал заказов).

В строке заказа есть колонки состояний по этапам: вёрстка, печать, постпечать, закупка, выпуск продукции, отгрузка, доставка, получение документов. Каждая показана иконкой. Состав колонок зависит от настроек и от того, какие цеха задействованы на предприятии: если цех не используется, его колонка не показывается.

Отдельно, в стороне от колонок состояний, выведены две колонки:

«Ошибка закрытия» — отметка о том, что закрытый заказ перестал быть завершённым;
«Дата ошибки закрытия» — когда это впервые обнаружилось.

По этим двум колонкам удобно ставить отбор, чтобы получить список проблемных заказов.

Там же в журнале есть отдельная вкладка со статусами техкарт — по каждой техкарте заказа видны состояния вёрстки, печати, постпечати, закупки и отгрузки. Таблица раскрывается, если нужно понять, какая именно работа держит этап.

Карточка заказа (форма заказа покупателя). В таблице продукции есть группа колонок «Статусы готовности» — состояния по строкам изделий: вёрстка, печать, постпечать, закупка, отгрузка продукции со склада, отгрузка и получение документов.

Дерево заявок на доставку. По каждой техкарте показаны состояние вёрстки, печати, постпечати и отгрузки со склада готовой продукции. Здесь отгрузка считается по остаткам склада готовой продукции — то есть по тому, что физически ушло со склада.

4. Как статусы обновляются

Вручную статусы выставлять не нужно.

При работе с документами. Статусы пересчитываются автоматически, когда проводят, отменяют проведение, изменяют или удаляют документы, влияющие на заказ: реализацию, поступление, платёж, заявку на доставку, документы цехов и техкарт.
Фоновым заданием. Раз в час программа дополнительно пересчитывает незавершённые заказы за последние два месяца — это страховка от пропущенных событий.
После обновления программы. При переходе на релиз 3.0.206.19 статусы всех проведённых заказов текущего года пересчитываются автоматически в фоне, поэтому сразу после обновления часть иконок может измениться: они приходят в соответствие с фактическими документами.

Повторный пересчёт без изменений в документах ничего не меняет: если статус остался тем же, программа не делает ни записи, ни отметки в истории.

5. Когда заказ считается закрытым

Заказ закрывается автоматически, когда сходится всё сразу:

отгружено на всю сумму заказа;
оплачено на всю сумму заказа;
получены документы от клиента (если в программе не отключено требование по документам);
нет долга по заказу;
нет остатка по закупке и по производству;
заказ проведён.

Дату и документ завершения программа подставляет сама: берётся последнее событие по заказу.

Перерасход по этапу мешает закрытию. Если по этапу «проблема», заказ не закроется, пока расхождение не разберут.

Есть и ручное закрытие: в карточке заказа ответственный может поставить признак завершения сам. Ручное закрытие программа не снимает — дата закрытия, поставленная человеком, сохраняется.

Требование по документам можно отключить. Если по документам база настроена работать без возврата бумаг от клиента, заказ закроется, не дожидаясь флажка «Документы получены». Это настройка программы; за её изменение отвечает администратор.

6. «Ошибка закрытия» — что это и что делать

Заказ закрывают, когда все работы выполнены. Иногда уже после закрытия появляется документ, который ломает картину: отменили отгрузку, уменьшили оплату, изменили выпуск.

Тогда программа:

ставит отметку в колонке «Ошибка закрытия»;
записывает в «Дату ошибки закрытия» момент, когда расхождение обнаружилось впервые (при повторных пересчётах эта дата не сдвигается);
записывает в историю готовности, по какому этапу и из-за какого документа это произошло;
один раз отправляет оповещение ответственным.

Что делать:

Посмотреть историю заказа и найти документ-источник.
Если документ ошибочный — исправить его или восстановить правильные данные. Когда баланс сойдётся, отметка об ошибке снимется при ближайшем пересчёте.
Если расхождение настоящее — разобрать его с ответственным за заказ.

Что происходит с самим заказом:

Закрытый вручную заказ остаётся закрытым: дата закрытия, поставленная человеком, сохраняется.
Закрытый автоматически заказ при следующем пересчёте снова откроется: программа снимет расчётный признак завершения и дату закрытия, а в истории останется отметка об отклонении. Дальше заказ живёт как обычный незакрытый: когда баланс сойдётся, он закроется снова.

Автоматического «переоткрытия по решению ответственного» в программе нет: заказ открывается и закрывается расчётом, а ручное вмешательство — это проставление или снятие признака завершения в карточке заказа.

7. Отчёты и панели для контроля

Отчёт «Диспетчеризация заказов» — основной инструмент контроля. В нём несколько готовых вариантов; для готовности важны два:

«Незавершённые этапы» — незакрытые заказы, у которых работы ещё не закончены. По нему видно, что сейчас в работе.
«Отклонения после закрытия» — закрытые заказы, у которых обнаружились расхождения; отсортированы по дате обнаружения. По нему разбирают проблемы с закрытыми заказами.

Остальные варианты отчёта — «Доска заказов», «Заказы в работе», «Застрявшие на этапе» и «ГП не отгружена» — тоже показывают состояния этапов и помогают найти заказы, которые стоят на месте.

Панель «График производства заказа» — диаграмма загрузки производства по дням с таблицей работ. Открывается из журнала заказов или из самого заказа кнопкой График производства. Панель показывает сроки и загрузку цехов; подробнее — в статье «Готовность заказа на производстве».

8. Частые вопросы

Почему клетка пустая, а не «не начато»? По этому этапу нет плана — работа не планировалась. Пустая клетка не требует действий.

Заказ не становится завершённым, хотя всё отгружено. Проверьте остальные условия: оплату, документы, отсутствие остатка по закупке и производству. Чаще всего «висит» оплата, документы от бухгалтерии или незакрытая работа в цехе.

Статус не изменился после правки документа. Проверьте, что документ проведён. Если документ проведён, а статус старый, подождите очередной пересчёт фоном или обратитесь к администратору: возможно, этап исключён из контроля настройкой.

Можно ли поправить статус руками? Состояние этапа руками не правится — оно всегда считается по документам. Ручное вмешательство возможно только по завершению заказа: ответственный ставит признак завершения в карточке. Такое действие фиксируется в истории.

Почему в истории появилась запись «Отклонение после закрытия»? Это фиксация ситуации из раздела 6: заказ был закрыт, и после этого баланс завершённости нарушился. По записи видно этап, состояние и документ-источник.

Иконка «в работе» — это плохо? Нет, это нормальное состояние: часть работ сделана, часть ещё нет.

Почему у заказа зелёная иконка, хотя работа в цехе не закрыта? Этап «Производство» — сводный: он зелёный, только когда закрыты все работы. Если зелёная иконка стоит по конкретной техкарте, значит по ней работы закрыты, а проблема — в другой техкарте или в другом этапе.

9. К кому обращаться

вопросы по статусам, которые не сходятся с документами — к администратору системы;
расхождения в закрытых заказах — к ответственному за заказ;
вопросы по получению документов и оплатам — к бухгалтерии.

Связанные статьи

Готовность заказов — как считается статус — правило «план и факт», шесть этапов, пересчёт, закрытие заказа.
Готовность заказа на производстве — панель с диаграммой загрузки производства.
Выпуск и отгрузка — как закрывается сделка, когда документы вернулись от клиента.