Заполнить материалы

Инструкция для технолога и того, кто ведёт справочники на старте. После неё в программе есть каталог материалов, из которого менеджер выбирает материал в техкарте, а калькуляция считает его по нужной единице измерения.

Материалы живут в общем справочнике номенклатуры вместе с товарами, услугами и готовой продукцией — отдельного справочника материалов в конфигурации нет.

Что получится

В справочнике Номенклатура создан каталог материалов с иерархией папок, у материалов заполнены вид номенклатуры, единица измерения и габариты, а у производственных материалов стоит соответствующий флажок. Менеджер видит в техкарте только то, что нужно.

Два сценария

Работа с каталогом зависит от того, с чего вы начинаете:

• Пустая база. Вы проектируете каталог с нуля, заводите материалы, приходуете их и работаете. Задача одна — сделать каталог корректно.
• Наведение порядка. У вас есть накопленная история или старый каталог, от которого вы хотите отказаться. Сначала заводится новый каталог, потом приводится в порядок учёт — см. раздел «Если каталог уже был» в конце статьи.

1. Спроектировать иерархию

1. Откройте Справочники → Номенклатура.
2. Создайте папки (Создать группу) и разложите материалы по ним.

Материалы не хранят общим списком: иерархия нужна, чтобы ориентироваться в базе и строить отчёты по папкам. Глубина и количество папок определяются вашим здравым смыслом.

У папок есть и второе назначение: в ценообразовании можно привязать цену не к конкретному материалу, а к папке. Например, установить цену на папку «Баннер 440» — тогда все материалы этой папки, включая добавленные позже, подтянутся к этому прайсу.

2. Заполнить виды номенклатуры

Вид номенклатуры — отдельный технический справочник: материалы, товары, услуги, продукция. Он определяет, как позиция отработает в регламентированном учёте.

Правила определения счетов учёта настраиваются один раз при старте в разделе Справочники → Номенклатура → Счета учета номенклатуры. Туда, кроме бухгалтера, обычно никто не заходит. Дальше достаточно указать вид номенклатуры в карточке — и позиция автоматически свяжется с правилами счетов: когда поставщик поставит материал, система разнесёт его по нужным счетам.

Для готовой продукции вид номенклатуры задаётся заранее в (упр) Учетная политика: там указывается, какой вид номенклатуры записывать в изделия, создаваемые через техкарты. По умолчанию это Продукция.

3. Отметить производственные материалы

Флажок Производственный — главный управленческий флажок карточки. Он решает, увидит ли материал менеджер при расчёте изделия.

• Флажок стоит — материал доступен для выбора в техкартах и участвует в расчёте.
• Флажка нет — материал в калькуляциях не появится.

Производство при этом видит все материалы, флажок на него не влияет.

Если материал больше не используется, флажок снимают: новые заказы на нём не оформляются, а старые расчёты не ломаются. Если материал прописан в шаблоне напрямую, он продолжит подставляться в новые техкарты — но заменить его менеджер сможет только на материал с флажком.

Делить справочник на «материалы для менеджеров» и «материалы для производства» не нужно. Так иногда делают, но это ведёт к расхождениям: сотрудники, обсуждая одно и то же изделие или материал, должны работать с одной и той же позицией.

4. Назвать материал

Поле	Что в него пишут
Наименование	рабочее название, которое видит сотрудник в базе. До 150 символов
Полное наименование	то, что попадает в печатные формы документов

В наименование выносят всё, что нужно для идентификации: ширину рулона, габариты листа, цвет, марку. Например, «Баннер 3,2» и «Баннер 1,6» — это две отдельные позиции, потому что ширина влияет и на расчёт, и на остатки.

Характеристик, как в ERP, здесь нет. Если баннеры различаются цветом, цвет пишут в название, а не заводят отдельную характеристику.

Полное наименование можно использовать как «клиентское»: во внутреннем наименовании — «Баннер 3.2 Китай», в полном — «Баннер литой 3,2 м (Канада)». Менеджер выбирает одно, клиент видит другое.

К названию можно приложить файл (кнопка со скрепкой) и картинку на вкладке Превью.

5. Выбрать единицу измерения

Это решение важнее, чем кажется: от единицы измерения зависят формулы, остатки на складе и все документы.

Отраслевые ориентиры:

Материал	Удобная единица
Рулонные материалы	погонный метр, в разрезе ширины рулона
Листовые материалы	квадратный метр, габариты — в наименовании
Металлический профиль	погонный метр
Краска	килограмм или литр
Люверсы	штука
Проволока	метр

Единицу берите из общероссийского классификатора единиц измерения, а не придумывайте свою: в классификаторе есть практически всё. Причина не формальная — при создании единицы измерения формируется корректный код, и часть исходящих документов заполняется именно кодом. Своя единица измерения без кода может дать ошибку в документах.

Пересчёт единиц

В последних релизах есть справочник Единицы измерения поставщиков. Он позволяет завести связанные единицы и упростить работу с документами.

Пример: материал учитывается в погонных метрах, но поставщик привозит рулоны. Заводится единица «рулон» с пересчётом в погонные метры — и кладовщик вводит 4 рулона, а система сама ставит 200 погонных метров и считает цену за погонный метр. Печатник так же может списать лист, а система пересчитает его по таблице соответствия.

На остатки склада и старые документы этот справочник не влияет — он только упрощает ввод.

6. Заполнить габариты

Большое жёлтое поле карточки — параметры, которые работают в управленческом учёте. Часть из них доступна только при установленном флажке Производственный.

Показатель	Зачем
Длина материала, Ширина материала	перевод квадратных метров в погонные и обратно
Толщина материала	количество проходов фрезы: до 5 мм — один, от 5 до 10 — два
Вес материала, Плотность материала	расчёт веса изделия; отдельные реквизиты, чтобы не считать в формулах
Потребляемая мощность	для расчёта энергозатрат
Развертка под покраску (м2)	площадь окрашиваемой части
Оптимальный остаток на складе	ориентир для закупки, помимо минимального

Для печати достаточно длины и ширины: система пересчитает квадраты в погоны. Для резки и фрезеровки заполняйте толщину — от неё калькулятор посчитает количество проходов.

Размер в мм — отдельный флажок. Он нужен материалам цифровой печати: там расчёт идёт в миллиметрах, и для этого вида техкарт удобнее вести габариты в миллиметрах, а не в метрах. Для широкоформатных материалов габариты задают в метрах — так, погонный метр профиля 40 × 60 записывается как длина 1, ширина 0,04.

Если флажок не установлен, система считает габариты в метрах: заполнив длину 1 и ширину 3,2, вы получите в формулах ровно эти значения, и логику расчёта нужно строить с их учётом.

7. Задать минимальный остаток

Минимальный остаток на складе — сколько материала должно лежать всегда. Если остаток меньше, строка в списке номенклатуры подсвечивается красным, и это видно сразу.

Поле заодно открывает отчётность: по нему можно построить отбор «остаток меньше минимального» и настроить рассылку такого отчёта на почту. Для расходников вроде краски это удобно: при ежедневном нормативном списании видно, когда материала осталось меньше нормы, и пора закупать.

8. Настроить поведение в производстве

Эти флажки нужны не всем — включайте по мере необходимости.

Флажок	Что делает
Нет автоперерасхода	отключает автоматическое увеличение количества на норму базового перерасхода
В техкарте считать по м2	количество материала в широкоформатной печати считается по площади
Автосписание при передаче в производство	материал списывается сразу при выдаче сотруднику, минуя документы производства
Использовать резервирование	материал резервируется под заказ и блокируется для других заказов
Передавать в переработку	материал передаётся другому юрлицу для изготовления изделия
Закупка через заказ поставщику	материал обеспечивается через заказ поставщику

Норма базового перерасхода задаётся в (упр) Учетная политика на закладке Настройки производства. Если норма заполнена, печатнику к списанию автоматически придёт количество с запасом — например, 1,2 м² вместо 1 м².

Это удобно на старте, когда производство ведётся на уровне «готово — не готово». Но для неделимых материалов норма вредна: клиенту нельзя «продать 1,2 конструкции». Для таких позиций ставят Нет автоперерасхода.

Если производство ведёт учёт по факту и сотрудник материально ответственный, перерасход обычно не нужен: человек всё равно спишет столько, сколько потратил.

В техкарте считать по м2 решает давнее неудобство широкоформатной печати: продают печать в квадратных метрах, а материал на складе удобно приходовать в погонных. Флажок позволяет хранить остатки в погонах, а количество материала в техкарте считать по площади — просто площадь, без пересчёта по сторонам. При этом прайс для клиента должен быть записан в квадратных метрах, а в списание печатнику придут погоны, пересчитанные через габариты: продали 10 м² — разделили на ширину 3,2 — получили погоны.

Такой флажок ставят материалам, на которых идёт широкоформатная, интерьерная и УФ-печать, печать на тканях.

9. Коэффициент себестоимости

Коэффициент себестоимости влияет на плановую себестоимость в анализе рентабельности. Он нужен компаниям, которые хотят, чтобы менеджер считал рентабельность не по чистой закупке, а с учётом расходов на закупку, склад и транспортировку.

Обычно этим не пользуются: вместо коэффициента заводят отдельный прайс-лист плановой себестоимости и просто ставят в нём другую цену.

10. Закрыть карточку от правок

Поля карточки номенклатуры по умолчанию заблокированы. Это защита: менеджер, зашедший посмотреть материал, не должен случайно переписать наименование — иначе оно изменится во всех документах базы.

Чтобы отредактировать, нажмите Разрешить редактирование и работайте. Не бойтесь, что поля закрыты: это и есть нормальный режим.

Если каталог уже был

Когда база переходит с другого учёта, в каталоге обычно каша: один и тот же материал заведён несколько раз и в разных единицах измерения — «профиль металлический» и «металлический профиль», где-то в квадратах, где-то в рулонах. Причина в том, что в старой базе складской учёт мог вести один бухгалтер, которому остатки были не важны.

Порядок наведения порядка:

1. Спроектируйте новый каталог и заведите материалы так, как нужно вам.
2. Приходуйте материалы по новым позициям.
3. Остатки по старым позициям выведите из учёта.

Шаги 2 и 3 удобно делать одним документом инвентаризации на одну дату: по старым наименованиям ставите факт ноль, по новым — реальное количество.

Технически вывод остатков делается так, чтобы не исказить финансовый результат: материалы не списывают в затраты, а переводят на отдельный счёт возвратных отходов (например, 10.13). Для менеджера и производства склад материалов — это счета 10.1 и 10.2, поэтому переведённые позиции просто исчезают из их картины, а бухгалтер продолжает видеть суммы.

Проще всего это сделать типовым перемещением между складами, указав счёт получателя. Отдельные требования-накладные для этого не нужны.

Массовое заполнение вида номенклатуры

Когда старый каталог переезжает в новый, вид номенклатуры — а значит, и счета учёта — приходится проставлять сотням позиций сразу. Для этого есть (упр) Групповая обработка справочников и документов.

В ней выбирают справочник, отбирают нужные элементы — например, всю папку материалов — и указывают, какой реквизит и на какое значение заменить. Так же массово проставляют флажок Производственный материал.

Проверка

• Материалы лежат в папках, а не общим списком.
• У каждого материала заполнен вид номенклатуры.
• У производственных материалов стоит флажок Производственный.
• Единица измерения выбрана из классификатора и соответствует тому, как материал приходуют и списывают.
• Заполнены длина и ширина, а для резки — толщина.
• У расходников задан минимальный остаток.

Если что-то не так

• Материал не находится в техкарте. Не стоит флажок Производственный.
• Остатки одного материала висят на нескольких позициях. Материал заведён несколько раз, возможно в разных единицах измерения — их нужно свести к одной позиции.
• В документах печатается не то название. Проверьте Полное наименование: в печатные формы попадает оно, а не рабочее.
• Количество материала в расчёте не то. Проверьте единицу измерения и габариты: формулы считают именно в учётной единице.
• Печатнику к списанию приходит больше, чем он потратил. В учётной политике задана норма базового перерасхода. Для неделимых материалов поставьте Не автоперерасход.
• Менеджер случайно изменил наименование. Поля карточки разблокированы. Верните блокировку: так карточка защищена от случайных правок.
• Не удаётся изменить единицу измерения материала, который уже используется. Меняйте её до первого прихода: единица измерения определяет формулы и остатки.