Инвентаризация и оприходование

Инструкция для бухгалтера и кладовщика: как пересчитать товары и материалы на складе, оформить излишки и недостачи и зачесть пересортицу.

Инвентаризация в программе — это пять документов в разделе Склад: Инвентаризация товаров, Инвентаризация с ТСД, Оприходование товаров, Списание товаров, материалов и Пересортица товаров. Работают они в паре: сам пересчёт расхождений в учёте не меняет, а излишки и недостачи оформляют отдельными документами на основании инвентаризации.

В нашей базе включён полный интерфейс, поэтому все команды лежат в разделе Склад. Пути для простого интерфейса, если он когда-нибудь понадобится, указаны в скобках.

Что получится

• Пересчитанные остатки зафиксированы документом Инвентаризация товаров, распечатаны опись ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19.
• Излишки оприходованы, недостачи списаны — по каждому расхождению есть проведённый документ с проводками.
• Пересортица зачтена: недостача одного наименования закрыта излишком другого.
• Остатки в программе совпадают с тем, что фактически лежит на складе.

Подготовка

Первое, что нужно сделать до пересчёта, — убедиться, что все документы о перемещениях ТМЦ введены и проведены.

Инвентаризация сравнивает факт с тем, что записано в программе. Если материал уже отдали в цех, а Требование-накладную или Перемещение товаров не провели, программа считает его лежащим на складе — и инвентаризация покажет ложную недостачу. То же с неоформленным поступлением: товар физически на складе есть, а в учёте его нет, и пересчёт даст ложный излишек.

Поэтому перед инвентаризацией:

1. Проверьте, что все поступления, перемещения, списания и реализации за период введены и проведены.
2. Убедитесь, что пересчёт идёт по тому складу, где товар действительно лежит: если материалы учитываются на двух складах, пересчитывать нужно каждый отдельно.
3. Подготовьте приказ о проведении инвентаризации — в программе он печатается из документа пересчёта (форма ИНВ-22).

Инвентаризация товаров

Пересчёт товаров на складах и в неавтоматизированных торговых точках оформляют документом Инвентаризация товаров: Склад → Инвентаризация товаров (в простом интерфейсе — Товары → Склад → Инвентаризация товаров).

Откройте журнал и нажмите Создать — откроется новый документ.

Полная и выборочная инвентаризация

Кроме полной инвентаризации, можно сверить количество товаров по складам или по материально ответственным лицам. Поля Склад и Ответственное лицо взаимозаменяемы, и пустыми их оставлять вместе нельзя:

Что проверяем	Склад	Ответственное лицо
Один склад	заполнен	пустое
Все склады одного материально ответственного лица	пустое	заполнено
Всё, что числится в программе (полная инвентаризация)	пустое	пустое

Если проводите инвентаризацию на одном складе, заполните поле Склад, а поле Ответственное лицо оставьте пустым. Если нужно видеть остатки по всем складам, за которые отвечает один человек, укажите его в поле Ответственное лицо, а Склад оставьте пустым.

Заполнение таблицы

Таблицу документа можно заполнить автоматически остатками на складе: нажмите Заполнить и выберите Заполнить по остаткам на складе. Также таблицу можно заполнить вручную или с помощью кнопки Подбор.

Колонки таблицы:

Колонка	Что в ней
Кол-во учет	количество, которое числится в программе; изменить эту колонку нельзя
Кол-во факт	реальные остатки, которые вы насчитали на складе
Отклонение	разница между учётным и фактическим количеством, считается автоматически
Цена	фактическая цена

Фактическую цену заполняют, если нужно оценить товар: на основании цены и фактического количества программа рассчитает суммарную фактическую себестоимость. Если цена не нужна, колонку можно не трогать.

Вкладка «Инвентаризационная комиссия»

Состав комиссии заполняют на вкладке Инвентаризационная комиссия. Заполнить её можно автоматически по данным предыдущего документа — для этого нажмите Заполнить.

Главное про документ инвентаризации

Документ «Инвентаризация товаров» не формирует проводок — ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте. Это фиксация факта, а не операция учёта.

Если в результате инвентаризации выявили лишние или недостающие товары, их оформляют отдельными документами — Оприходование товаров и Списание товаров, материалов (см. ниже). Именно они дают проводки.

Отдельно: для неавтоматизированной торговой точки с оценкой товаров по стоимости приобретения на основании документа Инвентаризация товаров можно создать Отчет о розничных продажах.

Печатные формы

Из документа можно распечатать:

• Инвентаризационную опись товаров ИНВ-3;
• Инвентаризацию товаров на складе;
• Приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22;
• Сличительную ведомость ИНВ-19.

Инвентаризация с ТСД

Если товаров много и они со штрихкодами, пересчёт удобнее вести терминалом сбора данных (ТСД): сканирование быстрее ручного ввода и меньше ошибок.

Терминал нужно подключить к информационной базе: Настройки → Поддержка оборудования → Подключаемое оборудование. Эту настройку выполняет администратор.

Документ открывается так: Склад → Инвентаризация с ТСД (в простом интерфейсе — Товары → Склад → Инвентаризация товаров → Инвентаризация с использованием ТСД).

Помощник: новая инвентаризация

Для проведения инвентаризации с использованием ТСД предусмотрен помощник:

1. Откройте Склад → Инвентаризация с ТСД. Откроется окно помощника проведения инвентаризации.
2. Выберите Начать новую инвентаризацию и нажмите Начать.
3. В открывшемся окне можно посмотреть, какая номенклатура будет выгружена в ТСД, и настроить отбор.
4. Нажмите Выгрузить в ТСД.
5. Отключите ТСД от компьютера и отсканируйте штрихкоды товаров на складе.

Оформление результата инвентаризации

После сканирования результаты нужно перенести в документ Инвентаризация товаров. Подключите ТСД к компьютеру и:

1. Откройте помощник проведения инвентаризации.
2. Выберите Оформить результат инвентаризации и нажмите Начать.
3. Нажмите Загрузить из ТСД — появится таблица с товарами и остатками.
4. Для некоторых штрихкодов номенклатура может быть не указана — заполните её вручную. Строки без номенклатуры в документ «Инвентаризация товаров» не перенесутся. Список неопознанных штрихкодов можно распечатать или сохранить в файл: перейдите по гиперссылке Печать.
5. Нажмите Продолжить.
6. Выберите, в какой документ инвентаризации сохранить результаты — новый или существующий, — и нажмите Оформить.

Пересчёт остатков на складе без инвентаризации

Если нужно просто проверить остатки на складе, без проведения инвентаризации:

1. Откройте помощник проведения инвентаризации.
2. Выберите Провести пересчет на складе и нажмите Начать.
3. Выберите Склад и нажмите Выгрузить в ТСД. В ТСД будет выгружена штрихкодированная номенклатура, по которой есть остатки на указанном складе.
4. С помощью ТСД пересчитайте фактические остатки товаров.

Работа с ТСД прямо из документа

Данные из ТСД можно загрузить в документ инвентаризации и без помощника: создайте или откройте документ и нажмите Загрузить фактическое количество из ТСД.

Выгрузить данные в ТСД тоже можно прямо из документа: откройте документ и нажмите Выгрузить данные в ТСД.

Оприходование товаров

Если на складе обнаружили излишки, их учитывают документом Оприходование товаров: Склад → Оприходование товаров (в простом интерфейсе — Товары → Склад → Документы по складу).

Нажмите Создать и заполните документ.

Для каждого товара укажите цену, по которой его нужно оприходовать. Если указать тип цен, цены заполнятся автоматически.

Для неавтоматизированной торговой точки в таблице документа указывают розничные цены.

Оприходование товаров можно создать на основании документа «Инвентаризация товаров». В этом случае таблица заполнится данными документа инвентаризации, в которых фактическое количество превышает учётное — то есть одними излишками.

Списание товаров, материалов

Если на складе обнаружили недостачи, их учитывают документом Списание товаров, материалов: Склад → Списание товаров, материалов (в простом интерфейсе — Товары → Склад → Списание товаров, материалов).

Нажмите Создать, выберите вид операции и заполните документ.

Вид операции «Списание со склада»

Выбирайте, если нужно списать со склада недостачи товаров и материалов. Таблицу можно заполнить автоматически по данным инвентаризации: укажите документ инвентаризации и нажмите Заполнить → Заполнить по инвентаризации.

Вид операции «Списание с сотрудника»

Выбирайте, если нужно списать с сотрудника переданную ему спецодежду, инструменты и другие материалы. Таблицу можно заполнить автоматически остатками или остатками с истекшим сроком полезного использования.

Возвратная тара

Если вы списываете возвратную тару, укажите её на вкладке Возвратная тара. Списываются только количественные остатки возвратной тары.

По какой стоимости списывают

С оптового и розничного склада товары списываются по себестоимости, которая рассчитывается на момент оформления документа списания.

Списание товаров, материалов можно создать на основании документа «Инвентаризация товаров». Тогда таблица заполнится данными инвентаризации, в которых фактическое количество меньше учётного, — одними недостачами.

Пересортица товаров

Если по одному наименованию обнаружился излишек, а по другому — недостача, расхождения можно не разносить на доходы и расходы, а зачесть. Для этого предназначен документ Пересортица товаров: Склад → Пересортица товаров (в простом интерфейсе — Товары → Склад → Документы по складу).

Нажмите Создать и заполните документ.

Вариант устранения пересортицы

Флажок Стоимость излишков рассчитать автоматически	Когда применять	Что с суммами
установлен	зачитываете равноценные товары	стоимость излишков будет равна стоимости недостач
снят	зачитываете неравноценные товары	сумма недостач списывается на расходы, сумма излишков учитывается в доходах

Какие поля заполнять

• В поле Номенклатура (списание) укажите номенклатуру, по которой выявлена недостача.
• В поле Номенклатура (оприходование) укажите номенклатуру, по которой выявлен излишек.

Документ можно создать на основании документа «Инвентаризация товаров».

Проверка

• Инвентаризация проведена по нужному складу или материально ответственному лицу, в таблице заполнены колонки Кол-во факт.
• Расхождения из колонки Отклонение разобраны: на каждое есть документ Оприходование товаров, Списание товаров, материалов или Пересортица товаров.
• Документы оприходования и списания проведены — тогда по ним есть движения, а суммы попали в учёт.
• Печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-22 сформированы и подписаны комиссией.
• Остатки по складу в отчёте (например, Отчеты → Остатки товаров) совпадают с фактическими.

Если что-то не так

• Инвентаризация показала расхождения там, где их нет. Скорее всего, не проведены документы о перемещениях ТМЦ — перемещение, требование-накладная, поступление. Проверьте документы за период и перезаполните таблицу документа инвентаризации.
• Колонка «Кол-во учет» не заполняется. В документе не указан склад или ответственное лицо, поэтому программе нечего показать, либо остатков на складе действительно нет. Заполните реквизиты и нажмите Заполнить по остаткам на складе.
• Колонка «Кол-во учет» не редактируется. Так и должно быть: учётное количество программа берёт из базы, менять его вручную нельзя. Правится факт.
• Документ инвентаризации проведён, а проводок нет. Документ Инвентаризация товаров проводок не формирует вообще. Расхождения оформляют отдельными документами — оприходованием и списанием.
• Не получается заполнить списание или оприходование по инвентаризации. Проверьте, что в документе инвентаризации есть отклонения нужного знака: в оприходование попадают строки, где факт больше учёта, в списание — где факт меньше.
• Строки из ТСД не переносятся в документ. Так работают строки, у которых не указана номенклатура. Заполните номенклатуру вручную в таблице помощника — после этого строки перенесутся. Список неопознанных штрихкодов можно распечатать по гиперссылке Печать.
• При списании с сотрудника в таблице пусто. Проверьте, что на сотрудника действительно выданы материалы — спецодежда или инструменты: заполнение идёт по остаткам у сотрудника, и без выдачи заполнять нечего.

Официальная документация

• 1С:Бухгалтерия 8. Руководство по ведению учета. 6.5. Проведение инвентаризации
• Как в «1С:Бухгалтерии 8» отразить результаты инвентаризации товаров, материалов, готовой продукции

Куда дальше

• Покупки и склад — участок целиком: поступления, счета-фактуры, расчёты с поставщиками.
• Расход материалов — списание материалов в производство: из-за него на складе чаще всего и возникают расхождения.
• Номенклатура — карточка номенклатуры, виды номенклатуры и единицы измерения.
• Настроить склады — администратору: два склада и учёт по складам, без которого остатки не разложить по местам хранения.
• Нормализация справочника материалов — если инвентаризация вскрыла пересорт в самом справочнике.
• Материалы и закупки — тот же участок в управленческом контуре.