Вести проекты в заказах

В релизе 3.0.208 в заказе появилось поле Проект. Проект — отдельный справочник: он позволяет крупно сгруппировать заказы, когда компания ведёт проектные работы и хочет выделить пул заказов в отдельную область взаиморасчётов.

Проект нужен там, где одной большой работой связаны несколько заказов: их помечают одним проектом, отбирают в журнале одной командой и собирают на них затраты.

Дополнительные реквизиты заводить не нужно: поддержка сделана на типовых реквизитах документов.

Что получится

• Заказы проекта помечены проектом — их можно отобрать отдельно от остальных.
• В журнале заказов работает отбор по проекту.
• В документе Распределение затрат можно выбрать проект и распределить сумму затрат на его заказы.

1. Завести проект

Проекты ведутся в отдельном справочнике Проекты.

В карточке проекта заполняют Код, Наименование, Дата начала и Дата окончания, Контрагент, Номенклатурная группа, Описание и Ответственный. Сроки задают период проекта, контрагент — заказчик, ответственный — тот, кто ведёт проект. Номенклатурная группа нужна для распределения затрат.

Проект не заменяет заказ: заказы остаются заказами, проект только связывает их между собой.

2. Указать проект в заказе

Откройте заказ и перейдите на закладку Дополнительно — она во втором ряду закладок, в блоке Изделия для формирования счета. Поле Проект стоит на ней первым.

1. В поле Проект выберите проект из списка.
2. Если нужного проекта в списке ещё нет, его заводят в справочнике Проекты — карточка нового проекта открывается прямо из поля Проект.
3. Запишите заказ.

Остальные поля закладки Дополнительно проект не затрагивает: их заполняют так же, как и раньше.

3. Где видны заказы проекта

Колонка проекта. В журнале заказов есть отдельная колонка проекта. В видимой части списка её не видно — колонка находится среди правых колонок, прокрутите список по горизонтали.

Отбор по проекту. Над списком откройте Дополнительные отборы — среди отборов есть поле Проект. Выберите проект, и в журнале останутся только его заказы. Пустое поле означает, что отбора по проекту нет и видны все заказы.

Вернуть журнал к полному списку можно ссылкой Сбросить фильтры внизу панели отборов.

4. Распределить затраты по проекту

В документе Распределение затрат появилось поле Проект — рядом с Суммой для распределения и Способом отбора заказов. Если проект выбран, документ работает с заказами этого проекта:

1. Заполните организацию и период и соберите затраты — как обычно.
2. Выберите Проект.
3. Нажмите Заполнить заказы — в таблицу попадут заказы проекта. Нужные заказы можно добрать кнопкой Подбор.
4. Нажмите Распределить — сумма разложится по заказам проекта.

Так затраты проекта не смешиваются с затратами остальных заказов. Как устроен сам документ — Распределение затрат.

Что настраивать не нужно

Отдельных дополнительных реквизитов и настроек для проектов не требуется: всё сделано на типовых реквизитах документов. Проект — обычный элемент справочника, а поле в заказе — типовое поле.

Проверка

• Проект заведён в справочнике Проекты: заполнены наименование, сроки, контрагент и номенклатурная группа.
• В заказе на закладке Дополнительно выбран Проект.
• В журнале заказов отбор Проект оставляет только заказы этого проекта.
• В документе Распределение затрат поле Проект заполнено, таблица заказов заполнена, а итог колонки Результат равен Сумме для распределения.

Если что-то не так

• В заказе нет поля «Проект». Поле появилось в релизе 3.0.208 — проверьте, обновлена ли база до этого релиза.
• В журнале не видно колонки проекта. Она расположена среди правых колонок списка: прокрутите журнал по горизонтали. Быстрее найти заказы проекта отбором — он всегда под рукой в панели Дополнительные отборы.
• Отбор по проекту ничего не находит. Проверьте, что проект указан у самих заказов: поле Проект заполняется в каждом заказе на закладке Дополнительно.
• В «Распределении затрат» не заполняются заказы проекта. Проверьте, что проект выбран в поле Проект и что заказы этого проекта существуют — у них должно быть заполнено поле Проект.

Куда дальше

• Оформить заказ покупателя — устройство журнала, шапки и закладок заказа, включая Дополнительно.
• Регламент оформления заказа — порядок действий менеджера до запуска и после него.
• Распределение затрат — ОПР, ОХР и прочие затраты по заказам.
• Рентабельность заказов — куда попадают распределённые затраты.