Ответственные лица организации

В бланках документов под подписями печатаются фамилия, инициалы и должность: руководителя — у счёта, акта, накладной, главного бухгалтера — там, где нужны две подписи. Это ответственные лица организации. Их заполняют один раз в карточке организации, а дальше программа сама подставляет их в документы и бланки.

Здесь — про реквизиты организации. Кто из сотрудников за что отвечает в программе, определяют права доступа, им посвящена статья Настроить пользователей и права.

Что получится

• В карточке организации заполнены ответственные лица: фамилия, имя, отчество и должность.
• В новых документах поля Руководитель, Главный бухгалтер и Основание заполняются сами — без ручного ввода в каждом документе.
• В печатных формах печатаются нужные подписи и должности.

Шаг 1. Открыть карточку организации

Откройте Главное → Организации и выберите свою организацию.

Шаг 2. Заполнить ответственных лиц

В карточке организации откройте закладку Основное и прокрутите её вниз, к свёрнутым группам. Нужная группа — Подписи. Отдельной закладки «Ответственные лица» в карточке нет.

В группе указывают фамилию, имя, отчество и должность основных ответственных лиц: руководителя, главного бухгалтера и кассира. У индивидуального предпринимателя заполняется кассир.

По ссылке Ответственные за подготовку отчетов заполняют тех, кто отвечает за подготовку бухгалтерских и налоговых регистров, а также отчётности.

Рядом с полями есть ссылка История — по ней видно, что и когда менялось. Это удобно, когда должность или фамилия сменились: видно, с какой даты в программе новое значение.

Где хранятся эти сведения

Ответственные лица хранятся в списке Ответственные лица — это регистр сведений, записи в нём ведутся по организации или подразделению и действуют с указанной даты. У каждой записи есть роль: руководитель, главный бухгалтер, руководитель кадровой службы, кассир, ответственный за бухгалтерские регистры, ответственный за налоговые регистры, уполномоченный представитель и другие.

Группа Подписи в карточке — быстрый способ заполнить главные роли. Полный список открывается из карточки организации по переходу в панели навигации формы: там видно все роли и даты, с которых они действуют.

Как это работает в документах

При создании нового документа, а также при изменении организации или даты в существующем документе поля Руководитель, Главный бухгалтер и Основание заполняются автоматически — из сведений об ответственных или уполномоченных лицах, заданных в карточке организации. Эти поля можно поправить и вручную: например, если конкретный документ подписывает другое лицо.

В счёте для этого есть ссылка Реквизиты продавца и покупателя: там указывают лиц, ответственных за оформление документа, а при необходимости — и документы, которые дают им полномочия (например, доверенность).

Если руководитель передал право подписывать отчётность другому лицу, сведения о подписанте берутся из данных о регистрации в налоговом органе — это отдельная закладка Регистрации в налоговых органах в карточке организации.

Не путать

• Материально ответственные лица. В складских документах и в документах инвентаризации поле Ответственное лицо — это сотрудник, за которым закреплён склад, а не руководитель организации. Сведения о них ведут по складам.
• Ответственный в журналах и документах. Колонка Ответственный — это пользователь программы, который завёл документ, а не ответственное лицо организации.

Проверка

• В карточке организации группа Подписи показывает заполненные фамилии и должности.
• Заведите новый счёт покупателю: поля Руководитель и Главный бухгалтер заполнились сами.
• Напечатайте бланк с подписями — например, Счет на оплату (с печатью и подписями): фамилии и должности совпадают с карточкой.
• Смените фамилию или должность в карточке и создайте следующий документ: в нём должны быть новые значения. Ранее созданные документы не меняются — в них остаются те подписи, что были на момент создания.

Если что-то не так

• В документе пустые поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер». Не заполнена группа Подписи в карточке организации. Проверьте также, что документ оформлен от той организации, для которой заполнены ответственные лица.
• В документе старая фамилия. Документ создан раньше: сведения подставляются на момент создания или изменения организации и даты. Поправьте поля вручную, если документ нужно перевыпустить.
• В бланке нет подписи, хотя фамилия подставлена. Сама картинка подписи загружается отдельно, в группе Логотип и печать, — см. Логотип печать и подпись в документах.
• Не видно группы «Подписи». Прокрутите закладку Основное вниз: группы свёрнуты и находятся ниже банковского счёта.
• Нужной роли нет в группе «Подписи». Группа закрывает главные роли. Остальные роли — ответственные за регистры, уполномоченный представитель и другие — ведутся в списке Ответственные лица, переход на него есть в карточке организации.
• Не тот сотрудник указан ответственным в документе. Колонка Ответственный в журналах — это пользователь программы. Проверьте, под каким логином создан документ; ответственные лица организации на неё не влияют.

Официальная документация

• 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0. Руководство по ведению учета — разделы «Заполнение сведений об организации», «Ответственные лица», «Подготовка документов к печати».

Разделы ИТС ищутся по названию; доступ к ним — по подписке на ИТС (см. Тарифы ИТС).

Куда дальше

• Логотип печать и подпись в документах — как загрузить логотип, факсимиле подписи и печати.
• Настроить пользователей и права — кто из сотрудников что видит и может делать в программе.
• Проверить настройки новой базы — что проверить в настройках до первого документа.
• Инвентаризация и оприходование — где в документах указывают материально ответственных лиц.