Переразмещение покупных товаров

Переразмещение — это продажа покупных товаров: тех, которые ваше производство само не делает, но с которыми что-то происходит. Медали, пепельницы, футболки, лототроны, ванны ПВХ, зубочистки — товар приходит от поставщика и уходит клиенту, но по дороге его принимают и хранят, переупаковывают, перекладывают, комплектуют, наносят логотип, отвозят. Всё это переразмещение, и оформляют его не строкой товара, а техкартой с видом работы Переразмещение.

Статья — для руководителя и менеджера. Она объясняет, зачем переразмещение нужно, как устроено и какие есть варианты, а не как заполнять форму. Порядок заполнения — в отдельной инструкции Создать техкарту переразмещения.

Схему выбирают по ответам на два вопроса. Первый: касается ли производство этих товарных позиций — работает ли оно с ними хоть как-то. Второй: будете ли вы всегда и безусловно держать строгий порядок «сначала поступление, потом отгрузка». Ответы дают три варианта — от «всё через производство» до чистой торговли; они разобраны ниже.

Не путать с переразмещением техкарт

В программе есть документ (упр) Переразмещение — он про другое: так техкарту передают на субподряд, то есть отправляют работу внешнему исполнителю. Здесь речь о третьем, бытовом смысле слова: перепродажа покупного товара, переупаковка и перестановка. Совпадает только название.

Что получится

Если провести покупной товар через техкарту переразмещения:

• в заказе появится строка продукции, а не строка товара: номенклатурная карточка получит тип готовая продукция и уйдёт в счёт и в отгрузку;
• счёт и отгрузку можно сделать сразу, не дожидаясь документов поставщика: при проведении отгрузки сработает автовыпуск продукции по плановой себестоимости, а плановая себестоимость считается от спецификации;
• себестоимость и рентабельность считаются как у обычного изделия — по заказу и по техкарте;
• себестоимость закупки, зафиксированная менеджером на берегу, сохранится — потом её можно сравнить с фактической: планировали закупать по тысяче, а закупили по две;
• появится аналитика по видам техкарт: сделаете отдельные техкарты для полиграфии, баннеров, медалей — статистика пойдёт отдельно по каждому виду;
• если техкарту отправить в цех, у производства появится задание: видно, поставили или не поставили, списали или не списали.

Почему обычная торговля здесь спотыкается

Чтобы продать товар, его сначала нужно купить и положить на склад — и только потом отгрузить. Это не придирка программы, а порядок учёта: пока поступления нет, товара нет и в остатках, и на попытку отгрузки система ответит «недостаточно остатков на складе». Логично. Но на практике бывает наоборот.

Клиент просит документы сегодня, а товар заберёт к концу месяца. Поставщик товар привёз, а документы задержал: у него не работает ЭДО, бухгалтер приходящий. На одном проекте заказчик оказался ровно в такой ситуации: медали физически пришли, работа с клиентом сделана, отдать товар и подписать документы можно хоть сейчас — а нельзя, потому что поставщик документы не привёз. «Хоть что хотите, мне сегодня нужна отгрузка», — говорит клиент, и сделка стоит.

Обойти это можно двумя способами: сделать виртуальное поступление и потом разбираться с себестоимостями — или прогнать позицию через техкарту. Второй способ и есть переразмещение.

Что меняется, когда позиция идёт через техкарту:

• заказ собирается не из товаров, а из продукции, поэтому вопрос «есть ли товар на складе» на момент счёта и отгрузки не возникает;
• при проведении отгрузки продукция выпускается автоматически — по плановой себестоимости из спецификации;
• документы поставщика могут прийти в конце месяца или в следующем — на сделку с клиентом это уже не влияет.

«Нам неважно, когда лототрон на склад придёт: мы сейчас делаем счёт и отгрузку, система всё проведёт по учёту корректно». Ради этого схема и придумана — чтобы не задерживать документы у клиента и не переделывать потом учёт.

Как устроено переразмещение

Основа — вид работы. В справочнике видов работ заводится работа с названием, которое менеджер увидит в меню; у неё есть признак Отображать в производственных очередях и цех — в примере это цех Переразмещение. В демонстрации вид работы назван Поставка товара: конкретное название роли не играет, важно, что это работа с признаком производства и со своим цехом.

Менеджер не собирает техкарту руками — он заполняет на форме два-три поля, остальное считает программа:

• номенклатура переразмещения — что именно закупаем: пепельницу, флешку, шариковую ручку, лототрон. Это тот же товар, который потом спишется со склада;
• себестоимость закупки — цена, о которой менеджер договорился с поставщиком. Её фиксируют на берегу: во-первых, сохраняется информация, за сколько планировали закупать, во-вторых, от неё считается плановая себестоимость выпуска;
• продажная цена — её менеджер пишет в заказе, как по любому изделию.

На снимке — сам вид работы и техкарта, где менеджер заполняет блок Информация о закупке: номенклатуру поставщика, себестоимость за штуку и себестоимость итого.

Дальше техкарта живёт по общим правилам участка. У неё есть дерево работ и материалов, где покупной товар стоит материалом. Техкарта в заказе уникальна — на каждое изделие своя, и вся себестоимость собирается в её разрезе, поэтому и рентабельность считается так же, как у обычного изделия: по заказу и по техкарте. Рентабельность видна сразу, ещё до того, как пришли документы поставщика.

В примере на снимке: лототрон, 3,000 шт. по 20 000,00 р. — сумма 60 000,00 р.; в блоке Информация о закупке себестоимость закупки 18 666,67 р. за штуку и 56 000,00 р. итого; рентабельность — 5,33 %.

Отправленная в производство техкарта уходит в свой цех и висит там заданием. Сотрудник закрывает работу — товар списывается со склада, а его стоимость становится прямыми затратами техкарты. К этой же себестоимости можно добавлять свои работы: обёртку, стрейч-плёнку, нанесение логотипа, упаковочную бумагу — всё, что вы ведёте в цехах, суммируется.

Три сценария

Сценарий выбирается один раз и становится регламентом для менеджеров: не «здесь товары, здесь не товары», а всегда одинаково.

1. Полностью через производство — рекомендуемый

Подходит, если вы согласны считать переразмещение своим производством: мы переупаковываем, мы храним — значит, это работа.

Как устроено: у вида работы стоит признак производства и свой цех, а сам покупной товар в техкарте — материал. Техкарта уходит в цех, висит задание на производство, сотрудник его закрывает: товар списывается, его стоимость становится прямыми затратами техкарты. Сюда же добавляются свои работы — обёртка, стрейч-плёнка, нанесение логотипа.

Чем хорош: одна схема на все участки. Менеджер знает, что переразмещение оформляется техкартой, производственник знает, что открывает свой цех и списывает работу. «Чем меньше у вас схем на участках, тем проще контроль, меньше ошибок и в целом надёжнее система».

На каком счёте вести сам товар — решает бухгалтер: в системе он может пройти и товаром, и материалом, дело хозяйское.

2. Чистая торговля, без техкарт

Подходит, если бухгалтер настаивает на 41 счёте и переупаковок не признаёт.

Как устроено: обычное поступление, склад, отгрузка. Это допустимый вариант, но со своими ограничениями: пока поступления нет — отгрузить нельзя, а если клиенту документы нужны сегодня, придётся делать виртуальное поступление и потом разбираться с себестоимостями. То есть возвращаются ровно те сложности, ради которых делают переразмещение.

Ограничение схемы чувствуется тем сильнее, чем больше у вас менеджеров: когда менеджеры сначала обещают клиенту, а потом приходят и спрашивают, как провести обещанное, чистая торговля начинает тормозить всю управленческую цепочку.

3. Промежуточный: техкарта есть, а в цех не идёт

Подходит, когда печатника пепельницы не касаются: на производстве сидит один печатник на станке, и он не будет ничего отмечать в очередях.

Как устроено: техкарта собирается как обычно — номенклатура, количество, себестоимость, — но технологическую операцию делают не производственной. Вид работы создаётся без признака Отображать в производственных очередях: в цеха такая работа не попадает, но как готовая продукция позиция существует.

Дальше так: запускаем техкарту — она сразу считается выполненной; себестоимость введена руками; можно делать счета и реализацию. На производстве при этом ничего делать не надо. Когда товар физически придёт на склад, его стоимость привязывают к продукции отдельным документом — расходом материалов: просто списывают материалы на изделие.

В системе есть и режим, при котором производство по заказу в техкарте отключается, — тогда техкарта остаётся расчётным документом отдела продаж.

Цех «Переразмещение» и очередь переразмещения

Отдельный сотрудник для переразмещения не нужен. Менеджеру можно дать права производственника и ограничить их одним цехом — цехом переразмещения. Тогда он сам заходит в очередь, отбирает свои заказы — кнопкой Я или отбором Менеджер — видит строку вида «обеспечение переразмещения по техкарте такой-то, 78 пепельниц», выделяет её и нажимает Списать: работа уходит в производственную операцию, а товар списывается со склада.

Очереди живут в разделе Производство, очередь своего цеха открывается командой Очереди по цехам. Кто именно закрывает работы — решаете вы:

• менеджер с правами производственника и доступом только в свой цех;
• отдельный сотрудник, у которого переразмещение — одна из обязанностей: раз в неделю открыл цех и списал;
• мастер смены или кладовщик.

Операция в техкарте может быть одна — «обеспечение переразмещения»: тогда её закрывают одним действием. А может быть несколько — закупить, доставить, переупаковать: тогда видно, на каком шаге позиция висит и что ещё не приехало.

Смысл всей этой обвязки один: не оставлять торговлю на самотёк. Заранее обернуть её в производство — и тогда вы контролируете переразмещение так же, как обычный заказ.

Что учесть

• Цены видов работ — минимально рекомендованная цена. Она подставляется в техкарту автоматически, и ниже неё менеджер не опустится.
• Себестоимость видов работ — плановая нормативная себестоимость на одну единицу измерения технологической операции. Нужна, чтобы посчитать плановую рентабельность до закрытия месяца: косвенные расходы — аренда, лизинг, электричество, вода, интернет, уборка — собираются у бухгалтера только в конце месяца, а у приходящего бухгалтера и в конце квартала. Считают так: складывают расходы на организацию рабочего места за период и делят на плановый объём, например на десять тысяч квадратов. Получается примитивная стартовая экономика — сумма, ниже которой заказ брать не надо, потому что он не отобьётся.
• Нормативы времени нужны для одной задачи: пересчитать натуральные единицы — квадратные метры печати, сантиметры сварного шва, квадратные метры накатки — в минуты. Задаётся таблицей: станок печатает квадратный метр за столько-то минут.
• Товар в техкарте может меняться. Сегодня пепельница, завтра флешка, послезавтра ручка: номенклатура — это параметр, который менеджер выбирает на форме, а не жёстко зашитое значение. На снимке выше видно, как такой параметр выглядит в самом виде работы.
• Номенклатурная карточка или текст. Номенклатуру можно выбирать из справочника, а можно дать менеджеру текстовое поле и не плодить карточки. Но тогда отдел закупки не увидит, что закупать. С карточкой закупщик оформляет заказ на закупку одним кликом, из него — счёт поставщику и поставка, и всё связывается между собой.
• Маркируемые товары. Футболки и другой маркируемый товар — отдельная тема для разговора с бухгалтером. Если нанесение делал подрядчик, вопросы маркировки закрывает он, а вы продаёте уже готовую сувенирную продукцию.

Если что-то не так

• Программа пишет «недостаточно остатков на складе». Позиция оформлена как товар, а поступления ещё нет. Оформляйте её техкартой переразмещения: тогда она идёт как продукция, и счёт с отгрузкой можно делать, не дожидаясь поставщика.
• Бухгалтер не принимает переупаковки. Тогда остаётся чистая торговля: техкарт нет, но и отгрузить непоставленный товар не получится. Это осознанный выбор, а не ошибка настройки.
• Печатник не должен отмечать пепельницы. Не отправляйте операцию в цех: вид работы без признака производства, техкарта считается выполненной сразу, а фактическую себестоимость привязывают документом расхода материалов. Либо заведите отдельную очередь переразмещения и дайте доступ в неё только тем, кого это касается.
• Менеджер не может закрыть работы в цехе. Ему нужны права производственника, ограниченные цехом переразмещения — иначе в очередь он просто не попадёт.
• Рентабельность не считается до закрытия месяца. Косвенные расходы ещё не собраны. Заполните себестоимость видов работ — плановую нормативную себестоимость на единицу операции.
• В очереди висят все переразмещения подряд. Так и будет, пока у переразмещения один общий цех на всех. Отбирайте свои заказы кнопкой Я или отбором Менеджер.

Куда дальше

• Создать техкарту переразмещения — как заполнить такую техкарту шаг за шагом.
• Продажа материалов и комплектов — близкий случай: продажа закупленного через техкарту, а не строкой товара.
• Отметить выполненные работы в цехе — что делает сотрудник, когда закрывает задание в очереди.
• Выставить счёт по заказу и Отгрузочные документы по счёту — счёт и отгрузка, ради которых всё и делается.
• Рентабельность заказов — как читать рентабельность по заказу и техкарте.
• Посчитать изделие в универсальном калькуляторе — как вообще устроена техкарта: шапка, параметры расчёта, дерево работ и материалов.
• Настроить пользователей и права — права производственника и ограничение доступа цехом.
• Настроить цены на работы и материалы — цены видов работ и минимальная цена, ниже которой продать нельзя.